Mi sistema GTD (primera parte)

Ya he explicado en artículos anteriores (primero éste y después éste otro) que soy seguidor del método “Getting Things Done” (GTD), de David Allen, como sistema de organización y productividad profesional y personal. GTD es una técnica, o –mejor aun– un conjunto de principios y técnicas, que no impone a sus seguidores ninguna plataforma de implementación en particular y, por lo tanto, puede aplicarse fácilmente tanto con herramientas físicas (por ejemplo, una agenda de papel) como electrónicas o mediante una combinación de ambas. Lo que esto implica es que cada quien es libre de elegir cuáles instrumentos quiere usar y, luego, de irlos ajustando o cambiando hasta encontrar la solución que más le satisfaga. De hecho, me atrevo a decir que, para los seguidores de GTD, parte de la diversión consiste, justamente, en afinar continuamente su sistema de organización personal y probar cosas nuevas, siempre en búsqueda de la combinación perfecta.

Dicho lo anterior, quiero ofrecer ahora un más poco de detalles acerca de cuál es mi combinación de herramientas actual, por si fuera de utilidad tanto para alguien que esté comenzando con GTD, como para quien le guste comparar su propio método con los que están siguiendo otras personas (desde luego, sus comentarios, críticas y sugerencias son muy bienvenidos).

Pues bien, a quienes hayan tenido la gentileza de visitar esta página anteriormente de seguro no les sorprenderá saber que mi sistema GTD está basado, fundamentalmente, en herramientas digitales. A grandes rasgos y como introducción, comienzo por explicar que en la oficina trabajo con una PC de escritorio, la cual corre el viejo pero confiable Windows XP. En la casa tengo tanto una computadora portátil (con Windows Vista) como una “netbook” (también con XP), que utilizo básicamente en viajes. En adición a esas máquinas, la otra herramienta básica de mi sistema GTD es mi teléfono/PDA Palm Treo Pro (con Windows Mobile 6.1), el cual dispone de la facilidad de conectarse a la Internet tanto por vía 3G como por wifi donde esté disponible. Así pues, una importante exigencia para mí ha sido la de buscar una forma de compartir y mantener sincronizados los datos que quiero tener a mano, entre esas distintas plataformas.

Por otra parte, todo seguidor de GTD sabe que una buena parte de la información que necesitamos organizar a diario inevitablemente nos llega en forma física, de manera que, por más que uno prefiera hacer las cosas electrónicamente, no se puede dejar de complementar las herramientas digitales con otras más tradicionales. Claro está, siempre que sea posible, procuro digitalizar los documentos de papel para efectos de conservación, minimizando los requerimientos de almacenamiento físico.

Ya entrando en detalles y procurando adaptar esta descripción a los principios y elementos que constituyen el método GTD, enumero seguidamente las herramientas de trabajo en las que me apoyo:

A. Herramientas de captura y recolección:

En GTD es crucial el concepto de las “bandejas de entrada”, que entran en juego en la fase de captura y recolección. Un sistema eficiente debe procurar emplear el menor número de bandejas de entrada que sea posible, pero suficiente (parafraseando a Einstein, hay que tratar de tener las menos bandejas que se requiera, pero no menos que eso...).

A nivel físico, tengo sobre el escritorio de la oficina una bandeja metálica tradicional, mientras que en mi maletín ejecutivo mantengo siempre un bloc de papel y una carpeta plástica para almacenar documentos. Allí mismo dispongo también de unos sobres para cartas, que uso para guardar copias de los “vouchers” de mis tarjetas de crédito, mientras llega el día de organizar las finanzas personales (los domingos).

A nivel digital, mi instrumento de captura básico es el programa Microsoft OneNote, un componente del paquete Office 2007 (pero que se puede obtener separadamente también) y que tengo instalado tanto en las tres PC como en el teléfono. Hace algunos días leí un interesante artículo en la web acerca de cómo implementar un bloc de notas GTD en OneNote y he venido adaptando esos consejos a mis necesidades. Lo más interesante que he hecho hasta ahora ha sido almacenar los archivos de ese bloc de notas en una carpeta DropBox, de manera que tengo acceso a él en las tres computadoras, que se sincronizan automática e instantáneamente entre sí. Por su parte, la copia de OneNote de la Palm se sincroniza con la portátil de la casa y la uso como una manera de capturar cosas cuando no tengo ninguna de las PC a mano.

Desde hace varios años he venido usando el programa gratuito Stickies, que hace las veces de esos “papelitos amarillos adhesivos”. Lo tengo tanto en las PC como en el teléfono (aunque, por alguna razón, no he logrado aun que funcione la sincronización automática desde éste a aquéllas). Ya sé que OneNote ofrece una funcionalidad similar por medio de sus “notas al margen”, pero tengo tantos años de usar Stickies que aun no he logrado dejarlo.

Obviamente, una de las bandejas de entrada más importantes es la que recibe mi correo electrónico. En la oficina usamos Microsoft Outlook, con el cual –lo confieso– nunca me he llevado muy bien que digamos. Para el correo personal uso Gmail, desde el cual también administro todos mis contactos. A Gmail accedo tanto por la web como mediante Mozilla Thunderbird, que tengo instalado en las dos PC personales, con conexión IMAP. En Thunderbird tengo instalada una extensión llamada Zindus, la cual me permite mantener su libreta de direcciones en perfecta sincronía con la de Gmail. Lo mismo sucede con mi teléfono Palm, que se sincroniza con Gmail por medio de ActiveSync.

Para efectos GTD, en todas las aplicaciones de correo he creado carpetas (o etiquetas de Gmail) denominadas “En espera/pendiente”, “Quizás/algún día” y “Archivo de referencia”. Los mensajes son transferidos a ellas tanto manualmente como por medio de filtros automáticos.

Finalmente, mi puente entre lo físico y lo digital es creado por medio de dos escáneres, uno de tipo plano en la oficina y otro de tipo “alimentación de papel” en la casa. Este último está integrado en una impresora multifuncional, que también hace las veces de copiadora y fax.

En mi siguiente artículo describiré las herramientas que utilizo para la fase de organización de GTD.