Acabo de leer un libro enormemente útil y quisiera recomendarlo de modo entusiasta. Se trata de Getting Things Done, del gurú estadounidense de productividad personal David Allen (lamento confesar que no sé si estará disponible en español) [1, 2].
El asunto va más o menos así. En la vida tenemos infinidad de cosas que hacer. Cosas que pueden ser grandes o pequeñas, importantes o insignificantes, urgentes o no. Cosas que van desde "preparar el plan operativo anual para el próximo período fiscal" hasta "pasar a comprar leche para el desayuno". Y cada día hay más que hacer, ver o aprender. Este alud de compromisos y obligaciones es, naturalmente, fuente de estrés (y migraña).
Si bien cada uno tiene sus técnicas y mañas para gestionar la información relativa a las cosas que debe, debería o simplemente quiere hacer (podría ser una agenda, un cuaderno o solo unas líneas escritas al reverso de un sobre viejo), una gran cantidad de datos tienden a ser almacenados únicamente en la cabeza. Y eso es un problema.
Nuestra memoria puede verse dividida en dos áreas: la memoria de largo plazo es similar al disco duro de una computadora; conserva los recuerdos y las cosas aprendidas de toda la vida, ideas y pensamientos que no requerimos manejar a nivel consciente con frecuencia. Por el contrario, la memoria de corto plazo es como la memoria principal de la PC; ahí están aquellas ideas y pensamientos que necesitamos tener a mano para todo lo que estamos haciendo o que debemos hacer más o menos pronto. Y allí es donde van a parar todas esas "notas mentales" sobre nuestros planes y compromisos, ya fuere "escribir un libro sobre la dialéctica hegeliana" o simplemente "recordar felicitar a tía Marta en su cumpleaños".
Organización personal. El problema es que la memoria de corto plazo es limitada y volátil, lo que propicia que algunas cosas sean fácilmente olvidadas. Además, no distingue muy bien el presente del futuro, ni lo que es apremiante de lo que no lo es. De ese modo, vivimos presionados por la sensación de que todo lo que tenemos que hacer es igual de relevante y, además, que todo hay que hacerlo ahora mismo. Resultado: estrés y la abrumadora sensación de que tenemos demasiado que hacer, muy poco tiempo para hacerlo y que no sabemos por dónde comenzar.
La alternativa que propone Allen consiste, en resumen, en sacarlo todo (e insiste mucho en todo) de la cabeza y plasmarlo en un sistema de organización personal, estructurado, confiable y mantenido disciplinadamente. Aunque eso suene bastante obvio, el problema es que la mayoría de las personas no tiene idea de cómo lograrlo de modo eficaz, así es que el libro dedica varios capítulos a describir técnicas prácticas para su implementación. Estas giran en torno a cinco pasos básicos: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Para cada tarea o proyecto, es crítico establecer siempre la "siguiente acción" requerida.
En última instancia, todo se reduce a crear y mantener listas y carpetas, que pueden ser físicas, electrónicas o una combinación de ambas. La ciencia radica en determinar cuáles se requieren y, luego, administrarlas con regularidad.
Del mismo modo que un vehículo logra alcanzar la llamada "velocidad de crucero", en la que se desplaza con máxima eficiencia y mínimo esfuerzo, Allen sostiene que, una vez puesto en práctica nuestro sistema de organización personal, es posible alcanzar una dinámica altamente productiva con un mínimo de estrés, laboral y personal.
Recomiendo leer el libro e ir aplicando las técnicas recomendadas. Y, una vez terminado, aconsejo leerlo otra vez para una mejor asimilación. Tan solo el alivio que produce sentir que uno está organizado y en control vale la pena.
Notas
- Si lo desea, puede consultar otros libros del mismo autor en Amazon.com.
- Actualización: la señora Marian Bateman, directora de servicios al cliente de The David Allen Company, me ha informado que el libro sí está disponible en español, con el título "Organízate con eficacia; máxima productividad personal sin estrés", distribuído por Ediciones Urano, S.A., de Barcelona. En el sitio web de la empresa hay más información sobre ésta y otras traducciones del libro. (30/11/2006)
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