30 de diciembre de 2017

El gran poder de la humilde lista

Este artículo apareció en la sección "Página Quince" de La Nación de hoy (ver publicación).

Hace varios años, durante un viaje de trabajo, llegué a la ciudad de Buenos Aires la víspera del inicio de un evento académico, tan solo para descubrir, al vaciar la maleta en el hotel, que había olvidado empacar ropa interior... Y puesto que en esos tiempos las tiendas no abrían los domingos, baste con decir que tuve que recurrir a una “solución creativa” para sortear el problema mientras lograba comprar algo. Ese día me dije que no volvería a pasar nunca más por semejante congoja, para lo cual decidí que iba a preparar y guardar una lista de las cosas que no querría volver a olvidar en otros paseos o viajes futuros.

Así comenzó mi afición por los checklists o “listas de control”. La de preparativos de viaje que comencé aquella vez y que al inicio contenía solo unas cuantas cosas básicas, ha ido creciendo y hoy es prácticamente un tratado de todo lo que podría necesitar o querer hacer antes, durante y después de cualquier tipo de recorrido, dentro o fuera del país. La mantengo en una aplicación digital, así es que cada vez que voy a salir, creo una copia específica para ese viaje y a partir de allí comienzo metódicamente a realizar e ir tachando cada una de las acciones necesarias, para así asegurarme de no olvidar nada y que todo salga bien de principio a fin.

Podrían ustedes estar pensando que todo esto raya en lo obsesivo y hasta cierto punto tendrían razón, porque el incidente de la ropa interior suena como algo menor o cómico y seguramente lo es. Pero imaginen por un momento un escenario muy distinto, en el que lo que quedó olvidado fue, por ejemplo, un medicamento imprescindible y que no sea posible adquirir en el lugar de destino o bien algún documento del cual dependía el negocio que era el objetivo del viaje. En esos casos, la cosa deja de ser graciosa y puede convertirse en muy, muy seria.

Crear una lista de control pareciera, a primera vista, algo que uno no necesitaría hacer con frecuencia. Pero la verdad es que están en todas partes y se utilizan para las tareas más básicas, como preparar un platillo de cocina o ir de compras al supermercado, hasta para las más complejas, como completar una fusión corporativa o lanzar un satélite al espacio. Son una herramienta de eficiencia, productividad y seguridad tan importante que se ha escrito numerosos libros y manuales sobre sus virtudes. Entre ellos y por citar solo uno, destaca “The Checklist Manifesto” (“El efecto checklist”), por el médico estadounidense Atul Gawande (primera edición 2009).

Las listas de control procuran, en esencia, ayudar a evitar los errores que son propios de nuestra humana falibilidad. Nuestros cerebros, por asombrosos que sean, no son capaces de garantizar que, ante un problema determinado, podamos recordar y realizar todas las acciones necesarias para enfrentarlo y resolverlo de la manera más efectiva, porque estamos inevitablemente expuestos a olvidos y omisiones que pueden traer graves consecuencias. La energía mental no es un recurso ilimitado. La necesidad de estar tomando constantes decisiones puede llevar a experimentar lo que se conoce como “fatiga de decisión”, sobre todo al final del día. Las listas de control ayudan a hacer más eficiente el uso de esa energía, ahorrando tiempo en la toma de decisiones repetitivas o bajo condiciones de presión o estrés; por ejemplo, cuando está por vencer un plazo o se presenta alguna emergencia.

Una lista de control es una enumeración completa de los elementos o insumos necesarios para tratar de asegurar un resultado determinado. Cuando esos elementos aparezcan ordenados y deban ser cumplidos secuencialmente, la lista se convierte en un “protocolo” o –como también se les conoce en el mundo organizacional– un “procedimiento operativo estándar”. Piensen en los chequeos que realizan los pilotos de un avión antes de despegar o en los que realizan los equipos médicos antes y después de una cirugía, de los que podrían depender la vida del paciente.

Pero, además, una lista es un repositorio de conocimiento adquirido (“know-how”). En este sentido, mi lista de viajes y paseos ha ido creciendo a medida que sucesivas experiencias me han llevado a irla aumentando y refinando. En las diversas organizaciones, facilitan el aprendizaje de las personas de nuevo ingreso y aseguran que no se pierda el conocimiento de las que se van.

Ya sea en papel y lápiz o bien por medio de las muchas aplicaciones que existen para computadora o dispositivos móviles, la práctica de ir creando y mejorando listas personales sin duda le puede ayudar a aumentar la eficiencia de las diversas tareas del quehacer diario. Recomiendo altamente cultivar este hábito.

Muy feliz y productivo año nuevo 2018.