Mi sistema GTD (segunda parte)

En la primera parte de este artículo hice una descripción de las herramientas que utilizo en las etapas de captura y recolección del proceso GTD. Ahora paso a describir las que empleo en la fase siguiente. Al igual que antes, éstas son tanto físicas como digitales.

B. Herramientas de organización

Como sabemos, la fase de organización tiene que ver con la adecuada gestión de determinadas categorías de datos: las “siguientes acciones”, los “proyectos”, el “material de consulta”, las cosas “en espera o pendientes” y las metas de tipo “Quizás o algún día”.

Mis herramientas físicas incluyen: a) en la oficina: un archivador de carpetas colgantes y un mueble de biblioteca para libros y otros materiales de referencia; b) en la casa: otro archivador de carpetas. En los dos archivadores (casa y oficina) mantengo lo que David Allen llama un “tickler file” para cada mes, con la diferencia de que no mantengo carpetas diarias, ya que mi volumen de documentos y otros materiales impresos no es tan grande.

Las herramientas digitales son del tipo PIM (“administración de información personal”, por sus siglas en inglés) y caen dentro de tres subcategorías:

• Basadas en web: utilizo Google Calendar como agenda diaria y Remember The Milk para las “siguientes acciones” (tareas). RTM me envía mensajes de correo electrónico automáticos para las tareas del día, a manera de recordatorios.
• Basadas en PC: uso el ya mencionado software Microsoft OneNote 2007, que complemento con ListPro (para la gestión de información estructurada en forma de listas), KeePass Password Safe (para administrar datos sensibles, como contraseñas, números de tarjetas de crédito, etc.; por medio de DropBox mantengo la base de datos de KeePass coordinada entre mis PCs) y el sistema de archivos de Windows (para conservar documentos electrónicos de referencia). En este último mantengo una carpeta especial de archivo histórico de documentos que considero “inactivos”, pero que podrían tener alguna utilidad futura de consulta. Para facilitar la indexación y búsqueda de información, uso Copernic Desktop Search Professional. Finalmente, para las finanzas personales desde hace años empleo Microsoft Money (programa que pareciera estar en vías de extinción, pero para el cual no dispongo aun de un sustituto).
• Basadas en mi teléfono celular: tengo las versiones móviles de OneNote y ListPro, que se sincronizan con sus equivalentes de PC. No uso las versiones nativas de los programas de agenda y tareas, ya que son muy básicas para mi gusto, así es que instalé la aplicación Agendus for Windows Mobile, que permite una gestión más sofisticada de esos datos. La agenda se sincroniza con Google Calendar vía ActiveSync, mientras que las tareas lo hacen por medio de MilkSync. El paquete Ultrasoft Money me permite ingresar datos financieros que luego irán a Microsoft Money (sin embargo, la versión Windows Mobile de UM me ha parecido bastante más floja que la que estaba acostumbrado a usar bajo Palm OS).

Y bien, con esto concluye la descripción de las herramientas que componen mi sistema GTD. Por supuesto, todas ellas entran en juego en las fases correspondientes de “revisión” y “ejecución”, incluyendo el importantísimo repaso semanal.

¡Comentarios, críticas y sugerencias son bienvenidas!
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Nota posterior: El tiempo pasa, la vida avanza y las herramientas GTD cambian. Aunque no he tenido oportunidad de actualizar estos dos artículos de manera completa, debo advertir que con el tiempo he ido cambiando algunos de los instrumentos mencionados:

• Ya no uso el teléfono Palm Treo Pro, sino que ahora tengo un iPhone.
• Mi computador personal primario es actualmente una iPad.
• A consecuencia de los dos cambios anteriores, otras herramientas necesariamente han debido cambiar también: ahora uso Evernote en vez de OneNote y LastPass en vez de KeePass Password Safe. Ya no uso la versión móvil de Stickies (aunque la de escritorio sigue siendo indispensable), ni Agendus, MilkSync o Ultrasoft Money. En vez de Agendus, trabajo con las aplicaciones nativas de Calendario y Contactos del iPhone/iPad. Para las tareas instalé el app de Remember The Milk.

Todo lo demás que indiqué en ambos artículos sobre GTD sigue vigente. (6/4/2011).