Hacia el procedimiento electrónico administrativo y judicial

Ponencia al VII Congreso Iberoamericano de Derecho e Informática; Lima, Perú.

Resumen: Este trabajo presenta un breve bosquejo de las condiciones técnicas y jurídicas que, en opinión del autor, posibilitan y tornan deseable la introducción del procedimiento electrónico como alternativa para la sustanciación de toda clase de acciones en sede administrativa y jurisdiccional, con especial énfasis en el caso de Costa Rica.

Introducción

El propósito de este artículo es discutir, someramente, las circunstancias históricas y las condiciones técnicas y jurídicas que, en mi criterio, no sólo posibilitan sino que -además- tornan deseable la introducción del procedimiento electrónico como alternativa para la interposición y trámite de toda clase de acciones en sede administrativa y jurisdiccional.

Para este fin, se comienza por examinar las desventajas del procedimiento tradicional, realizado a través de expedientes de papel, considerando los motivos por los cuales se puede sostener que el procedimiento electrónico resuelve y supera -o, cuando menos, no empeora- esa problemática. Se discute seguidamente las características centrales de los elementos que definen y posibilitan al procedimiento electrónico: el expediente electrónico, el documento electrónico y la firma digital.

Examinamos también las cuestiones técnicas y jurídicas que determinan la factibilidad del procedimiento electrónico, para concluir citando algunos aspectos puntuales que se debe tener presente y resolver adecuadamente para una adecuada introducción de esta herramienta jurídico-informática en nuestro medio.

Este trabajo pone especial énfasis en el caso de mi país, Costa Rica. Sin embargo, contiene una discusión de aspectos generales que posiblemente resulten de interés para los estudiosos de la materia en los restantes países de la región.

Generalidades

Como es usual en la automatización de procesos del mundo real, el procedimiento electrónico modela a su contraparte tradicional. De esta manera, así como el procedimiento ordinario se desarrolla en un expediente (de papel), compuesto por documentos (de papel) que llevan la firma (ológrafa) de su autor, el procedimiento electrónico da pie a un expediente (electrónico), que contiene documentos (electrónicos), calzados con la firma (digital) de su autor.

Tabla 1 - Comparación de los elementos fundamentales de cada clase de procedimiento

	Procedimiento tradicional	Procedimiento electrónico
Expediente	De papel	Electrónico
Documentos	De papel	Electrónicos
Firma	Ológrafa	Digital

De inicio, es fundamental recalcar que entre uno y otro sistema no se manifiesta diferencia alguna en cuanto al contenido de la información almacenada. Lo que difiere es el soporte sobre el cual se hace asentar esa información y los medios por los cuales se manipula. En el procedimiento tradicional, el soporte básico es el papel, mientras que en el procedimiento electrónico se recurre a medios informáticos (magnéticos, ópticos, magneto-ópticos, etc.). En el primero, la manipulación se realiza físicamente (agregando documentos de papel al expediente, movilizándolo de un despacho o funcionario a otro, etc.); en el segundo se emplean dispositivos y medios informáticos y telemáticos para ese fin.

Los factores críticos del procedimiento electrónico

El expediente electrónico [1]

Indiferentemente de que nos refiramos al procedimiento judicial o administrativo, un expediente es siempre una colección, secuencialmente ordenada, de las actuaciones de los intervinientes en el proceso. El avance del expediente coincide precisamente con el avance del proceso, documentándolo. Antes de la decisión, las piezas que se va agregando al expediente tienen el propósito esencial de servir como elementos de juicio para fundamentar a aquélla. Después, cumplen una importante función histórica, ayudando a comprender el proceso mental que condujo al juzgador a la decisión y a evaluar su rectitud.

Lo dicho en el párrafo precedente es enteramente válido para cualquier clase de procedimiento, sea tradicional o electrónico, precisamente porque -como se destacó arriba- uno no difiere del otro por lo sustancial sino por el tipo de soporte y por los medios empleados para su manipulación.

Durante siglos, el respaldo fundamental de los expedientes, administrativos o judiciales, ha sido el papel. Consecuencia de ello es que, entre los diversos medios de prueba admitidos en derecho, los documentales reinan indiscutiblemente, ya sea porque la prueba esté directamente constituida en papel (por ejemplo, las certificaciones) o porque se procure asentarla en papel tan pronto como sea posible (por ejemplo, la transcripción de una declaración testimonial). Es decididamente conveniente; fácil de usar y fácil de manipular. Pero el avance técnico y tecnológico permitió reconocer eventualmente la necesidad de complementar al soporte en papel con otros medios. [2] Además, como lo explica FERRÈRE, [3] el papel (y los expedientes que están formados a partir de él) adolece de importantes desventajas:

• Tiende a deteriorarse rápidamente, por la acción del tiempo, de los elementos o de diversos otros factores, destacando entre éstos su manipulación (piénsese -por ejemplo- en el estado deplorable que adquieren los libros muy usados y los expedientes judiciales a medida que avanza su sustanciación). Y cuando desaparece el papel, lo hace para siempre.
• Debe manejarse físicamente, enviándolo de un lugar a otro, posiblemente incrementando así el proceso de su deterioro. Además, esos traslados cuestan dinero y toman tiempo. La lentitud del correo postal es proverbial. [4]
• El papel -y con él, los expedientes- ocupan un creciente volumen de espacio físico. El costo de su almacenamiento crece de modo parejo. Se requiere un adecuado bodegaje, que -a su vez- lleva asociada la posibilidad de la destrucción de los documentos por efecto del fuego, del agua, los insectos, etc.
• La recuperación de un determinado documento o expediente almacenado es generalmente dificultosa, sea por el tiempo que toma o -más frecuentemente- por la nada inusual circunstancia de que no aparezca. En nuestro país, cualquier abogado puede atestiguar acerca de lo que implica -en términos de tiempo y eventual desesperación- solicitar un expediente en nuestros tribunales de justicia.
• La duplicación de los expedientes en papel es incómoda y costosa.

A la lista anterior puede agregarse, desde luego, el costo social y económico que tiene la utilización del papel, debido a su impacto sobre la conservación de los recursos naturales.

No es de sorprender, entonces, que el continuado desarrollo y abaratamiento de los nuevos medios de almacenamiento (tales como el microfilm primero y los discos magnéticos después), aunado al creciente poder y difusión de las herramientas informáticas, hicieran pensar en la posibilidad de emplearlos como alternativa, si no como sustitutos, del papel. Y avanzar de ese punto a la idea del expediente y del procedimiento electrónico es un desarrollo natural.

Según CORREA FREITAS, “Constituye un expediente electrónico aquella serie ordenada de documentos que se tramitan en la Administración Pública por vía informática, integrado por documentos públicos y documentos privados. La necesaria e imprescindible intervención de funcionarios públicos en la tramitación de un expediente en la Administración Pública, le confiere el carácter de documento público a las actuaciones contenidas en el mismo.” [5]

Y agrega FERRÈRE: “A los efectos normativos, el expediente electrónico pasa a ser indistinguible del expediente en papel, sin que subsista ninguna razón para preferir una forma sobre la otra. Las oficinas públicas podrán optar por una forma u otra en base a sus propias circunstancias, y sin más limitación que su conveniencia.” [6]

Desde luego, el empleo del expediente electrónico como un modelo del expediente tradicional exige adaptar sus diversas cualidades al medio tecnológico. Por ejemplo, en nuestro sistema se usa la denominación de "folios" para hacer alusión a cada pliego de papel agregado al legajo (que es numerado apropiadamente, de modo que un único documento puede -y suele- extenderse por varios folios). En el caso del expediente electrónico, tal denominación nos parecería poco intuitiva e inconveniente (el documento electrónico obviamente carece de páginas en sentido estricto). De allí que probablemente resulte más lógico denominar "asientos" o "registros" a cada una de las piezas que lo conformen. [7]

El documento electrónico

Como se indicó en la parte introductoria, el expediente electrónico se construye a base de documentos electrónicos.

En general, según PEÑARANDA QUINTERO,

"El documento es un instrumento, papel, escritura, a través de los cuales se puede justificar o probar algo; es decir, aquello que conduzca a demostrar la verdad, y por supuesto da seguridad de la existencia de un hecho, e instruye o informa de lo que ha pasado o podría pasar si se cumpliera alguna condición." [8]

Las características esenciales del documento, conforme al mismo autor, incluyen:

• Es material, porque se hace visible y perceptible a través de algo material.
• Es representativo de algún acontecimiento, debido a que asegura la existencia de un hecho. Y,
• Debe ser anterior al litigio donde se vaya a utilizar como medio de prueba.

El documento electrónico vendría a ser una especie de ese género:

"El documento electrónico es aquel instrumento que contiene un escrito-mensaje, destinado a durar en el tiempo, en lenguaje convencional (bits), sobre soporte, que podría ser cinta, disco. En otras palabras, es aquel documento que provenga de cualquier medio de informática o que también sea formado o realizado por ésta." [9]

Como se nota, estamos -nuevamente- ante un problema de forma o de medio para la expresión de un contenido. Lo sustancial del documento permanece idéntico, sea éste de papel o electrónico.

Ahora bien, para que pueda aspirar a la ubicuidad que tiene el documento de papel, el documento electrónico tiene que reunir determinadas características atinentes a la seguridad. De lo que se trata es de que pueda ofrecer un grado de certeza en cuanto a su contenido, al menos igual al que brinda su contraparte tradicional. Esos criterios tienen que incluir, como mínimo, los siguientes [10]:

• El contenido y estructura del documento electrónico debe ser inalterable; es decir, su contenido no debe poder ser manipulado libremente una vez concluido, a menos que medie el consentimiento de todas las partes interesadas.
• Debe ser claramente legible, de manera directa o a través de una herramienta adecuada.
• Su contenido debe permitir la identificación del lugar, nombres, dirección, fecha de redacción, de envío y de recepción.
• Debe ser estable; es decir, debe poseer una vida útil igual o mejor que la del papel, en términos de su eventual deterioro.

Si bien el expediente (y, con él, el procedimiento) electrónico está en su infancia, recientes reformas legales han dado pie a su introducción en diversas actividades negociales de nuestro país. Por ejemplo, la Ley General de Aduanas (de Costa Rica) establece el intercambio electrónico de datos entre las oficinas del sistema. De mayor importancia, como veremos más adelante, nuestra Ley Orgánica del Poder Judicial ahora admite la posibilidad del empleo de documentos informáticos en el proceso. No obstante, echamos de menos una previsión similar en el reciente Código Notarial, por cuanto esta labor profesional se presta particularmente bien para la documentación electrónica, especialmente en lo relativo al envío de escrituras a los diversos registros públicos.

Las dos objeciones primordiales que se hace al documento electrónico como medio útil para la actividad negocial y legal versan sobre su seguridad y veracidad (o, más exactamente, sobre la aparente ausencia de ambas). En efecto, se achaca al documento electrónico una supuesta facilidad de falsificación, por la que no podría ser equiparado con el papel en cuanto a su grado de autenticidad.

FERRÈRE responde:

"El problema del razonamiento anterior, es que es falso. Todos los documentos, públicos o privados, en papel o electrónicos, pueden ser falsificados o adulterados. Un documento público en papel y firmado puede falsificarse con facilidad, y es probable que existan más falsificadores expertos de papeles que expertos en penetrar la seguridad de sistemas electrónicos. A la inversa, un sistema electrónico puede protegerse contra adulteraciones por la duplicación de los registros y la utilización de medios de registro no regrabables, sistemas ambos sencillos y altamente eficaces.

Para aceptar la utilización de documentos electrónicos no se requiere, entonces, que ellos sean imposibles de falsificar o de adulterar, pues los instrumentos en papel tampoco lo son. Lo único que debe requerirse es que su utilización ofrezca un margen de seguridad razonable, adecuada para beneficiarse de la presunción de autenticidad y veracidad de todo instrumento público. Y este estándar de razonabilidad puede lograrse tanto usando medios electrónicos, como usando papel." [11]

Y, en cuanto a su supuesta falta de veracidad:

"... no hay justificación para tratar los actos de los funcionarios públicos registrados sobre medios electrónicos de modo distinto a iguales actos registrados en papel. Unos y otros se tendrán por auténticos hasta que se invoque y pruebe su falsedad o adulteración. Probada ésta, a su vez, ni unos ni otros harán plena fe, ni servirán de prueba de nada.

Lo anterior no pretende minimizar la relevancia de la presunción de verdad y autenticidad que beneficia a los documentos públicos sobre papel, sino hacer notar que esta presunción se asocia con la calidad del agente del que emanan tales documentos, y no del medio en que se registran.

Si un documento público se presume materialmente auténtico y su contenido se presume veraz, es porque el documento es material e intelectualmente atribuido a un funcionario público, no porqué esté registrado en papel. La presunción de veracidad y autenticidad, en consecuencia, beneficia al autor del documento, y no al medio en que éste se registra, por lo que no existe ninguna razón intrínseca al medio que justifique el tratamiento diferente de documentos emanados de un mismo agente, aunque registrados de modos diversos." [12]

Cabe valorar separadamente la admisibilidad del documento electrónico como medio probatorio de su valoración judicial o administrativa. Trataremos estos aspectos más adelante, como parte del análisis de la viabilidad jurídica del procedimiento electrónico en nuestro país.

La firma digital

La temática de la firma digital no es, en sí, propia del procedimiento, debiendo su auge más bien al campo del comercio electrónico. Sin embargo, como se comenta aquí, su empleo es crucial para resolver los problemas procesales de seguridad y autenticación. De allí que debamos dedicar algunos momentos al examen de sus aspectos generales.

A excepción de aquellos documentos que por sus características no la admiten (por ejemplo, el telegrama o el télex), la exigencia de la firma de las partes involucradas en su producción ha sido vista desde siempre como un sine qua non de los documentos tradicionales. Lo dicho es cierto trátese de la firma simbólica (por ejemplo, el estampado del anillo o sello personal que se estilaba en la antigüedad) u ológrafa ("de puño y letra"). [13]

Está claro que la importancia de la firma radica en que distingue al documento como auténtico y veraz. Sin embargo, es sencillo demostrar que esa noción es más teórica que otra cosa. El éxito de la firma como garante de veracidad radica en que prueba la identidad del autor. Pero, en realidad, esa característica carece de sentido para quien no conoce la firma de otra persona. ¿Cómo puedo tener certeza de que ese grafo que calza el cheque que me pretende endosar su beneficiario es veraz si no conozco anticipadamente la firma del librador? Y aun cuando el documento que me ofrecen como prueba de algo venga autenticado por un abogado o notario, ¿cómo puedo saber que la firma y sello de éste no son también falsos, si no lo conozco? En definitiva, pesa más la confianza -o, en su defecto, la esperanza de que la contraparte sabe y se atiene a que se expone a sanciones penales en caso de adulteración- que la certeza de autenticidad, en el uso de una firma como medio para dotar de certeza al documento.

Ahora bien,

"La firma manuscrita no es más que un signo a través del cual se expresa el consentimiento de una persona respecto de una expresión de voluntad expresada en un trozo de papel. Conceptualmente, en la medida en que la voluntad de la persona pueda expresarse de modo igualmente inequívoco por un medio no escrito en papel, y pueda asociarse también inequívocamente a un contenido asociado, no hay razón para que la voluntad así expresada no pueda cumplir exactamente los mismos efectos que la firma manuscrita." [14]

En efecto:

"... el tránsito del documento tradicional (generalmente autenticado a través de la firma manuscrita) al documento electrónico (en el que la firma no es posible), plantea la migración hacia técnicas de autenticación cuya eficacia y confiabilidad es necesario precisar." [15]

Y también:

"Si se encuentra un medio que reemplace a la firma ológrafa en ambientes digitales, éste nuevo medio deberá cumplir con las funciones tradicionales de la firma. Estas son: (i) indicativa: informa acerca de la identidad del autor; (ii) declarativa: se refiere al acuerdo respecto del contenido del acto; (iii) probatoria: permite vincular al autor con el signatario." [16]

Los expresados conceptos dan fundamento a la existencia de la firma digital como mecanismo para la autenticación de los documentos electrónicos. Para entenderla, primero es necesario considerar someramente la tecnología de criptografía asimétrica [17], y que funciona con base en la asignación de dos claves, una pública y otra privada, producidas por medio de un computador.

En efecto, la criptografía asimétrica puede ser empleada, en una primera instancia, para asegurar la confidencialidad de un mensaje. Es decir, que éste sólo pueda ser leído por aquella persona a la que va destinado.

"Si un usuario desea recibir mensajes encriptados con este sistema, da a conocer su clave pública; cualquiera puede luego utilizarla para encriptar mensajes y enviárselos. Estos sólo podrán ser desencriptados con la clave privada del usuario." [18]

Ahora bien, los documentos que formen un expediente administrativo o judicial no pueden tener la pretensión de ser leídos por un único destinatario (que es la razón de ser de la encriptación). En principio, deberán poder leerlo al menos todos los que sean parte en el proceso. Bajo las condiciones señaladas en la ley, el documento también deberá poder ser examinado por otras personas. Ello resultaría claramente imposible si está codificado. Y el problema sólo se agravaría en el caso de extravío de la clave privada necesaria para descodificarlo. “En ese caso sería imposible volver a leer dicho documento.” [19]

De interés para nuestro análisis es, entonces, la firma digital, derivada de la criptografía asimétrica, como mecanismo ya no para asegurar la confidencialidad sino la autenticidad de un documento. En efecto, como lo explica PEÑARANDA QUINTERO [20], la veracidad del texto -de la cual depende la posibilidad de darle al documento electrónico la misma categoría como evidencia que del documento escrito a mano- depende de que se pueda demostrar tres cosas:

• Que la información era cierta al momento de insertarla en la computadora en la que se produjo el documento.
• Que la información no haya sido manipulada una vez insertada en esa computadora; y,
• Que la información que es leída en la computadora de destino del texto es cierta, no manipulada, imparcializada, con respecto a la información que se encuentra en la computadora de origen.

Esto se logra mediante el empleo de la firma digital, generada a través de un algoritmo conocido como "función huella" (hash function). Bajo esta técnica, el remitente escribe el texto del mensaje y lo somete -a través del computador- a la función huella, cuyo resultado es una versión comprimida del documento. Esta versión tiene la peculiar característica de que, si se cambia uno sólo de sus caracteres, se pierde la correspondencia con el mensaje original. A continuación, el software aplica la clave privada del autor del mensaje al resultado de la función huella, generando la firma digital.

El remitente entonces remite su mensaje original, junto con la firma digital, al destinatario. Éste usa el software para: (1) recalcular la función huella del mensaje; (2) descodificar la firma digital, empleando la clave pública del remitente. El resultado debe ser idéntico en ambos casos.

Como lo explica BALAY [21]:

"Dado que sólo una clave pública desencripta algo encriptado con una clave privada, la verificación de la firma implica:

1. el firmante es efectivamente quien dice ser el documento, ya que sólo él conoce su clave privada y por lo tanto sólo él pudo encriptar con su clave privada; y
2. si el Hash aplicado al texto recibido coincide con el de la firma, el texto es 'copia fiel del original'."

Como lo advierte dicho autor, es menester reiterar que el proceso de firmar digitalmente no tiene implicaciones a nivel de confidencialidad, dado que el mensaje es legible por todos. El uso de la criptografía es sólo en lo que respecta al resultado de la función huella para formar la firma digital.

Ahora bien, es evidente que los usuarios de un mecanismo como el descrito no podrían asignarse antojadizamente sus propias claves, precisamente porque entonces no habría garantía alguna de que una persona no se haga pasar por otra, restándole toda eficacia al sistema. Por ese motivo, otro componente esencial de la propuesta es el de la existencia de las llamadas "autoridades certificadoras", cuya misión es asignar las claves y garantizar su autenticidad.

Cuando las partes no se conocen, como señala PALAZZI, “se requerirá una tercera parte ajena a las otras dos, que certifique que la clave pública es de quien dice ser. Esta tercera parte que interviene en la comunicación se denomina tercera parte confiable (trusted third parties) o autoridad certificante, y actúa como una suerte de notario cibernético, que registra la clave pública de los usuarios que se inscriben en su registro y certifica la clave pública.” “Este certificado es un archivo que contiene la clave pública de un usuario, sus datos personales y que es firmado por la autoridad certificante con su propia clave. De esta forma, la autoridad certifica y da autenticidad a esa certificación.” [22]

Para dotar de seriedad, orden y agilidad al sistema, los autores plantean la creación de una jerarquía de autoridades certificantes. Bajo este esquema, la asignación de las claves se haría de manera descentralizada, de manera tal que la clave de un usuario individual le sea asignada por una entidad que pueda controlar el proceso responsablemente. La clave de esa entidad es certificada, a su vez, por otra de mayor orden y así sucesivamente. Esto obviamente plantea la necesidad de establecer cuál sería la autoridad certificante de mayor orden en el país. Nuestra sugerencia es que, en Costa Rica, esa función corresponda al Ministerio de Ciencia y Tecnología. A partir de allí se podría aplicar el sistema descentralizado a través de las respectivas entidades públicas y privadas de carácter representativo. En lo que concierne específicamente a nuestra propuesta concreta para el procedimiento electrónico, planteamos que el Colegio de Abogados asigne, registre y certifique las claves necesarias para las actividades de abogacía y notariado.

La firma digital es un medio fácilmente accesible, lo cual debería permitir su uso indiscriminado y a corto plazo.

Ahora bien, con PALAZZI [23], estimamos que hay necesidad de una reformas legales que establezcan la firma digital con al menos las siguientes características:

• Equiparación de la firma digital con la ológrafa.
• Fijar en qué casos no puede ser usada. Ejemplos: testamentos, firma a ruego, instrumentos públicos en Protocolo.
• Precisar los requisitos de la tecnología que se use. Se recomienda que la ley sólo fije los lineamientos generales, dejando para el nivel reglamentario los detalles. Ello a fin de permitir una más rápida adaptación de la normativa a una tecnología cambiante.
• Fijar obligaciones de los usuarios, especialmente la obligación de mantener la confidencialidad de las claves privadas. Responsabilidad y sanciones en caso de divulgación.
• Regulaciones sobre las autoridades certificantes (idoneidad técnica, procedimientos para emisión de las claves, auditorías periódicas).

Este proceso deberá incluir también los necesarios ajustes en el ámbito penal. En efecto:

"Si una ley va a otorgar el mismo valor de un documento escrito que aquel firmado mediante el procedimiento de firma digital, será necesario otorgarle una protección penal similar o equivalente a la que tienen los documentos en papel. De lo contrario, falsificar un documento electrónico sería más beneficioso que falsificar un documento basado sobre papel. Y si alguna vez ambos tienen el mismo valor, resulta lógico otorgarle las mismas consecuencias." [24]

Debido a la eventual aplicación de la tecnología de la firma digital a las transacciones comerciales (para las cuales, en realidad, ha sido prevista con mayor insistencia), y considerando su carácter eminentemente transnacional, es fácil entender que se haya propuesto la emisión de regulaciones internacionales uniformes. De éstas, a su vez, podría derivar un importante sustento para la generalización del sistema a otros planos, incluyendo el jurídico (y, con él, el procesal).

El Grupo de Trabajo sobre Comercio Electrónico de la Comisión de las Naciones Unidas sobre Derecho Comercial Internacional (UNCITRAL), comenzó a preparar en febrero de 1997 el borrador de un conjunto de reglas uniformes para el uso de firmas digitales. Constituye una introducción a los aspectos legales de las firmas digitales y las autoridades certificantes. Tiene la finalidad de constituir una ley modelo sobre firmas digitales para que los estados puedan tomarla como guía en la redacción de la legislación sobre la materia. [25]

Problemática del procedimiento electrónico

Factibilidad jurídica

El problema de la viabilidad jurídica del procedimiento electrónico tiene que ver con el hecho de si existe o no un adecuado y suficiente sustento normativo para su implantación en Costa Rica.

La reforma de la Ley Orgánica del Poder Judicial, efectuada por ley Nº 7728 del 15 de diciembre de 1997, ha producido el marco jurídico que, en este momento, más explícitamente se relaciona con el tema. En efecto, dispone ahora el texto legal:

"Artículo 6 bis.- Tendrán la validez y eficacia de un documento físico original, los archivos de documentos, mensajes, imágenes, bancos de datos y toda aplicación almacenada o transmitida por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o producidos por nuevas tecnologías, destinados a la tramitación judicial, ya sea que contengan actos o resoluciones judiciales. Lo anterior siempre que cumplan con los procedimientos establecidos para garantizar su autenticidad, integridad y seguridad.

Las alteraciones que afecten la autenticidad o integridad de dichos soportes les hará perder el valor jurídico que les otorga el párrafo anterior.

Cuando un juez utilice los medios indicados en el párrafo primero de este artículo, para consignar sus actos o resoluciones, los medios de protección del sistema resultan suficientes para acreditar la autenticidad, aunque no se impriman en papel ni sean firmados.

Las autoridades judiciales podrán utilizar los medios ya referidos para comunicarse oficialmente entre sí, remitiéndose informes, comisiones y cualquier otra documentación. Las partes también podrán utilizar esos medios para presentar sus solicitudes y recursos a los tribunales, siempre y cuando remitan el documento original dentro de los tres días siguientes, caso en el que la presentación de la petición o recurso se tendrá como realizada al momento de recibida la primera comunicación.

La Corte Suprema de Justicia dictará los reglamentos necesarios para normar el envío, recepción, trámite y almacenamiento de los citados medios; para garantizar su seguridad y conservación; así como para determinar el acceso del público a la información contenida en las bases de datos, conforme a la ley."

"Artículo 47 bis.- La Corte Suprema de Justicia podrá ordenar la destrucción o el reciclaje de los expedientes, siempre que no sean necesarios para algún trámite judicial futuro, que no tengan interés histórico, o cuando se encuentren respaldados por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o cualquier otro medio con garantía razonable de conservación. Al efecto se publicarán las listas de expedientes a destruir en el Boletín Judicial.

Dentro del plazo de ocho días hábiles luego de la primera publicación, el Archivo Nacional podrá solicitar los expedientes que estime pertinentes. Las partes también podrán solicitar la devolución de los documentos aportados, certificación integral o parcial del expediente, o la entrega del expediente original, salvo en materia penal."

"Artículo 147.- La Corte podrá disponer la utilización de sistemas informáticos para notificación, citaciones, comunicación entre oficinas judiciales y externas, públicas o privadas, archivo, manejo de documentación, de información, atención al usuario, y cualquier otra en que se demuestre que la utilización de la informática agiliza el procedimiento, caso en el que las constancias propias del sistema resultan suficientes para acreditar la realización del acto procesal que las generó, salvo prueba en contrario."

Si bien las disposiciones transcritas brindan un buen punto de partida para la introducción del procedimiento electrónico, es obvio que resulta necesario dotarlo de toda una reglamentación que norme los detalles de su empleo. Esperamos que la Corte Suprema de Justicia pueda promulgar pronto este texto.

En lo que toca al procedimiento administrativo, no disponemos aun de un marco específico como el que se ha promulgado para el jurisdiccional. Sin embargo, hay que recordar que la Ley Orgánica del Poder Judicial es fuente supletoria del procedimiento regulado en la Ley General de la Administración Pública, de adonde estaría abierta la puerta para su reglamentación a ese nivel también. [26]

La doctrina suele coincidir en que es preferible contar con una regulación legislativa de tipo general que dote de sustento jurídico al procedimiento electrónico, relegando al nivel reglamentario la especificación de los detalles tanto tecnológicos como de trámite, para hacer así posible un más amplio y fácilmente ajustable marco normativo. Esto permite una mejor previsión de los cambios que el continuo avance técnico y la experiencia práctica recomienden introducir.

"No existe, en esta materia, una necesidad de estandarización: por el contrario, la estandarización puede ser un importante obstáculo al progreso. [Podría] demorar la adopción de tecnologías nuevas, y [...] amenazar la diversidad esencial al progreso informático." [27]

Factibilidad técnica

La implantación del procedimiento electrónico desde el punto de vista técnico es, en realidad, el menor de los problemas que enfrentamos. Están ampliamente disponibles las herramientas informáticas y telemáticas necesarias.

Desde mi perspectiva, la plataforma de software idónea al efecto sería la de los sistemas administradores de bases de datos objeto/relacionales [28] o bien orientados a objetos puros, en la medida en que se prestan idealmente para implementar el procedimiento electrónico por vía de una intuitiva emulación del procedimiento tradicional. De esta manera, un despacho judicial o administrativo operaría una base de datos que almacene objetos de la clase "expediente electrónico", cuyo identificador unívoco sea el número de expediente normal y cuyas propiedades sean las variables necesarias para identificar el proceso de que se trate (tipo de expediente, nombres de las partes, fecha de inicio, etc.). A la vez, cada objeto contendrá las necesarias referencias hacia otros objetos de clase "documento electrónico", que conformarán la colección de piezas del expediente. Finalmente, existirán los necesarios métodos para crear expedientes nuevos ("constructores", en la terminología de orientación a objetos), agregar piezas a expedientes abiertos, designar expedientes concluidos como inactivos, etc.

Un sistema como el descrito dispondría también de las herramientas necesarias para procesar automáticamente la recepción de documentos por vías telemáticas, atender consultas locales y remotas (vía Internet), etc. Por ejemplo, se podría pensar en que una aplicación que corra permanentemente en el servidor del despacho correspondiente se encargue de recibir y distribuir los mensajes dirigidos al expediente. Tenemos en mente un mecanismo del estilo de las listas de correo electrónico de Internet (mailing lists), que funcionan bajo aplicaciones como listserv, majordomo, etc. En este esquema, se crearía una lista de correo cuyo nombre equivalga al número del expediente administrativo o judicial, y de la que formen parte todos los intervinientes del proceso. El envío de gestiones al despacho y la distribución de notificaciones implicaría nada más que el envío de un mensaje a la lista, que -en el caso de los documentos que remitan las partes- se encargaría de dar los acuses de recibo y de difundir copias de la gestión a las otras partes.

Otros problemas concretos

La introducción del procedimiento electrónico, en el ámbito administrativo o judicial, conlleva -además de los mencionados- diversos problemas puntuales que sería necesario atacar en su momento, entre ellos:

Conteo de plazos

La regulación que se dé al procedimiento electrónico deberá definir claramente el momento en que corran los diversos plazos para las actuaciones de las partes y del despacho. En el segundo caso, se ha sugerido:

"... los plazos empezarán a correr desde que el expediente llega a la 'casilla de correo electrónico' del funcionario, aunque éste no 'abra su correo', poniendo la carga de abrir el correo a cargo del funcionario." [29]

Estrictamente, no vemos por qué no deba operar un principio idéntico respecto de las partes.

Acceso al expediente

Se debe prever mecanismos eficaces para el examen del expediente integralmente considerado, no sólo por parte de los interesados en el proceso sino también por parte de cualquier otra persona legitimada al efecto (abogados, estudiantes de derecho, otros despachos que soliciten el expediente ad effectum videndi, etc.). Esto podría incluir el examen, en el propio despacho, a terminales de consulta que faciliten esa labor.

Tratamiento de los anexos

Es de esperar que no todas las piezas del expediente puedan tener soporte electrónico, lo cual se comprende con facilidad respecto, por ejemplo, de las probanzas materiales u otros elementos -incluso documentales- que no consten digitalmente y que no siempre será posible, o razonable, convertir en imágenes o convertir mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Para estos casos, será inevitable formar legajos o mantener archivos físicos. Eso sí, los autores proponen un régimen de manejo para estos anexos distinto al acostumbrado para los expedientes tradicionales:

"... si un expediente electrónico debe incorporar partes en papel, las porciones en papel no se desplazarán con el expediente electrónico, sino que permanecerán en un lugar único en el que podrán ser consultados por los funcionarios a los que llegue el expediente electrónico." [30]

Conservación para efectos históricos

Una vez concluido el procedimiento, el expediente electrónico deberá ser conservado para efectos documentales e históricos. Evidentemente, el mecanismo de almacenamiento que se utilice debe ser seguro, en el sentido de que no sea posible adulterar la información. Como se discutió supra respecto del documento electrónico, esto exigirá emplear almacenamiento no regrabable y el mantenimiento de copias de respaldo protegidas.

Conclusión

Hemos examinado someramente los requerimientos y características esenciales del procedimiento electrónico, en sede administrativa o judicial. Enfatizamos la imperiosa necesidad de una reforma normativa que posibilite la más pronta introducción de esta mecánica en nuestro país, y que debe -en lo posible- marchar al unísono de las propuestas de legislación uniforme internacional. En este sentido, efectivamente, coincidimos con DELPIAZZO, quien sostiene que “Con el desarrollo del comercio electrónico y la adopción generalizada del intercambio electrónico de información, cada vez tienen menos importancia las regulaciones nacionales y, en su lugar, adquieren relevancia superlativa las normas internacionales o regionales y los acuerdos tendientes a encarar el valor probatorio, la autenticidad y la seguridad de los documentos electrónicos.” [31]

Al mismo tiempo, nos damos plena cuenta de que abrir las puertas al procedimiento electrónico demanda una estudiada gradualidad y una continua evaluación, a fin de detectar oportunamente y corregir las inevitables deficiencias que surjan. Y, en todo caso, como observa FALCÓN [32]:

"... con el tiempo la informática cubrirá todos los pasos, pero de la misma forma en que en la época industrial subsistieron, y aun subsisten, comunidades y sistemas agrícolas, en la era informática de la justicia, subsistirán sistemas preinformáticos."

Lo importante es que se logre consolidar la voluntad necesaria para impulsar las reformas y acciones que se requiere para dar paso a esta nueva etapa del derecho procesal. Porque, como insiste el mismo autor recién citado:

"Se pueden hacer muchos planes, muchas pruebas, pero la decisión política de informatizar cualquier gestión es fundamental e importa no sólo la implementación, sino la constante y perpetua voluntad de aplicar y mantener el nuevo sistema."

Notas

1. Quizás la expresión "expediente informático" tenga una más precisa connotación. Optamos, sin embargo, por la forma más difundida de "expediente electrónico".
2. Es así que, a partir de 1989, el Código Procesal Civil de Costa Rica dispone:
   “Artículo 368.- Distintas clases de documentos.
   Son documentos los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.”
3. FERRÈRE, Daniel M. "Reflexiones sobre el expediente electrónico", en Ponencias del VI Congreso Iberoamericano de Derecho e Informática, Publicación del Comité Organizador. Montevideo, Uruguay, 1998. Pág. 781.
4. Este hecho dio lugar a que, en su momento, los usuarios del correo electrónico (e-mail en inglés) acuñaran la expresión snail-mail ("correo de caracol") para referirse a su antecesor postal. El tratamiento no es injusto: se puede afirmar confiadamente que el medio de correo físico más veloz que se llegue a crear será siempre más lento que el correo electrónico.
5. CORREA FREITAS, Rubén. "Principios del procedimiento administrativo electrónico. Decreto del Poder Ejecutivo No. 65/998 de 10/III/98", en Ponencias del VI Congreso Iberoamericano de Derecho e Informática, op. cit. Pág. 755.
6. FERRÈRE, ver supra nota 3.
7. Usamos aquí el término "registro" en el mismo sentido de fila o tupla en una base de datos. Quizás sea el descriptor más ajustado al carácter que tendría cada documento dentro del expediente, conforme a la propuesta que aquí se hace.
8. PEÑARANDA QUINTERO, Héctor Ramón. "El documento electrónico o informático", en Ponencias del VI Congreso Iberoamericano de Derecho e Informática, op. cit. Pág. 403.
9. Idem.
10. Idem.
11. FERRÈRE, ver supra nota 3.
12. Idem.
13. “La firma es el trazo particular por el cual el sujeto consigna habitualmente su nombre y apellido, o sólo su apellido, a fin de hacer constar las manifestaciones de su voluntad. La exigencia de firma ológrafa en un documento es lo que se denomina un requisito formal del documento escrito.” PALAZZI, Pablo Andrés. "Firma digital y comercio electrónico en Internet", en Ponencias del VI Congreso Iberoamericano de Derecho e Informática, op. cit. Pág. 417.
14. FERRÈRE, ver supra nota 3.
15. DELPIAZZO, Carlos E. "El documento electrónico frente a la integración", en Ponencias del VI Congreso Iberoamericano de Derecho e Informática, op. cit. Pág. 333.
16. PALAZZI, ver supra nota 13.
17. Idem.
18. Idem.
19. BALAY, Guillermo. "Enfoque informático del decreto nº 65/998", en Ponencias del VI Congreso Iberoamericano de Derecho e Informática, op. cit. Pág. 791.
20. PEÑARANDA QUINTERO, ver supra nota 8.
21. BALAY, ver supra nota 19.
22. PALAZZI, ver supra nota 13.
23. Idem.
24. Idem.
25. La versión más reciente de la propuesta se puede consultar en la página web de la UNCITRAL.
26. Artículo 229.2.
27. FERRÈRE, ver supra nota 3.
28. La reciente introducción de los llamados "servidores universales" (por ejemplo, Oracle8 de Oracle Corporation, Universal Server de Informix o DB2 de IBM Corp.) ha puesto esta tecnología en boga. En resumen, los sistemas objeto/relacionales permiten emplear las herramientas de modelaje y tratamiento de datos del paradigma de orientación a objetos, contra una base de datos relacional. Esto es posible a través de módulos que administran el "mapeo" de objetos a tablas y viceversa. De esta manera, una base de datos ORDBMS (así designadas por sus siglas en inglés), permite el almacenamiento y posterior recuperación de objetos binarios complejos, como imágenes, documentos creados por procesadores de palabras, series de tiempo, etc.
29. FERRÈRE, ver supra nota 3.
30. Idem.
31. DELPIAZZO, ver supra nota 15.
32. FALCÓN, Enrique M.. ¿Qué es la informática jurídica? Del ábaco al derecho informático. Abeledo-Perrot, Buenos Aires, Argentina. 1ra. edición, 1992. Pág. 104-105.