Apoyo a la decisión judicial mediante intranet

Ponencia para el tema "Informática jurídica" del I Congreso Mundial de Derecho e Informática. Quito, Ecuador. También aparece en el número 106 de la Revista Electrónica de Derecho e Informática, julio del 2002.

Introducción

Este trabajo pretende examinar brevemente las posibles aplicaciones de la tecnología de intranet como herramienta de apoyo en la actividad judicial.

Se comienza por definir los conceptos técnicos necesarios. Posteriormente advertiremos acerca del peligro de confundir las posibilidades que brinda una intranet con las que provee la Internet mundial propiamente dicha. De seguido analizamos algunas aplicaciones concretas y concluimos reseñando la experiencia que en esta materia ha comenzado a generar la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia de Costa Rica.

Aspectos terminológicos

Desde la óptica técnica, se denomina intranet a una red informática que conecta a un conjunto de estaciones cliente, empleando protocolos estándares de Internet, especialmente TCP/IP y HTTP. Por lo general, una intranet se presenta como un grupo de nodos situados detrás de uno o más muros de fuego (firewalls), conectados en el segundo caso por redes seguras, posiblemente virtuales. [1]

Una intranet puede mantener conexiones a la Internet exterior, pero sus recursos resultan invisibles a ésta, de la que se mantiene aislada por razones de seguridad.

El propósito principal de una intranet es facilitar el acceso compartido a información y otros recursos internos de una organización, así como posibilitar actividades tales como el trabajo en grupo y las teleconferencias. Mediante la técnica de "tuneleo" (tunneling), es posible incluso interconectar oficinas físicamente distantes, utilizando la red pública en conjunto con mecanismos de seguridad tales como la encriptación, para entrelazar diferentes segmentos de la intranet. [2]

Importancia de no confundir finalidades

En el diseño e implementación de intranets, es frecuente el equívoco de pensar que sirven el mismo propósito de un sitio web de Internet.

En efecto, si -por ejemplo- una empresa u organización en general desea mantener una presencia en la red mundial para dar a conocer sus productos o servicios, es natural que mantenga un sitio web descriptivo, en donde se exponga la misión organizacional, se dé a conocer la historia de la entidad, se mantenga un catálogo de bienes y servicios, etc. Esto es así porque, por famosa que sea la empresa, es probable que siempre haya personas que no conozcan esos aspectos y deseen enterarse más a fondo.

Esto podría llevar a un diseñador a pensar que, en la intranet, cada despacho debe contar con una sección igualmente descriptiva, en la que se enumere sus objetivos, estructura interna, etc. Pero aun cuando exponer esa clase de información no es en sí negativo, es necesario percibir que, por lo general, se trata de datos bien conocidos al interno de la organización y que -por ello- resultan frecuentemente irrelevantes para los usuarios.

Consecuentemente, es necesario observar que la funcionalidad de cualquier intranet radica primordialmente en ofrecer a los miembros de la organización un valor agregado que de otro modo no recibirían o que tendrían que obtener con una mayor dificultad. La intranet debe procurar poner información y servicios valiosos al alcance de la mano de los usuarios, tal que permita a éstos mejorar su desempeño, productividad, identificación con la organización y satisfacción personal.

Opciones de apoyo a la decisión judicial

En la administración de justicia, los operadores judiciales son consumidores de información tanto como en cualquier otra clase de entidad. El empleo de los recursos de una intranet en este ámbito particular cae, por tanto, dentro de las metas que se fija la informática jurídica documental o informática jurídica de apoyo a la decisión.

¿Qué clase de opciones de productividad puede ofrecer una intranet en el terreno jurisdiccional? Identificamos al menos las siguientes:

• Mejoras en la comunicación interna: mediante el empleo de herramientas como el correo electrónico y las videoconferencias, la intranet puede incrementar dramáticamente la comunicación y el intercambio de datos (documentos, ideas, etc.).
• Mejor coordinación del trabajo en grupo: Las intranets asimilan y extienden el concepto de groupware que se popularizó en la década pasada. En las organizaciones judiciales, no es infrecuente que equipos de trabajo (por ejemplo, profesionales asistentes de jueces y magistrados) deban laborar conjuntamente en proyectos particulares (por ejemplo, la investigación de precedentes jurisdiccionales o doctrina sobre un tema sujeto a pronunciamiento). Al permitir una más eficiente programación del trabajo en grupo -por ejemplo, coordinando reuniones o administrando versiones diferentes de los documentos de trabajo- las herramientas de intranet ayudan a incrementar la productividad general.
• Apoyo a la gestión judicial: El operador judicial requiere un control estricto sobre los asuntos en trámite. Debe saber qué asuntos se encuentran bajo su responsabilidad, en qué estado de tramitación se encuentra cada uno, dónde se encuentran los legajos o expedientes, quiénes son las partes interesadas, etc. Mediante el software de gestión apropiado (típicamente aplicaciones de bases de datos), accesible vía intranet, es posible no solo asegurar este control sino también minimizar posibles fuentes de error (por ejemplo, copiando y pegando datos complejos como nombres, números de expediente, etc., en otros documentos).
• Apoyo documental: La intranet permite un acceso fluido a bases de datos, colecciones de leyes, compendios de jurisprudencia y otros grandes volúmenes de datos requeridos para una acertada decisión en los asuntos sometidos al conocimiento judicial.
• Optimización de los recursos materiales: una intranet permite coordinar el uso eficiente de recursos críticos para las administraciones de justicia. Por ejemplo, posibilita una eficaz programación del empleo de salas de juicio compartidas.
• Ayuda en línea: una intranet es útil para conservar documentos de referencia, circulares, plantillas (modelos), catálogos de preguntas y respuestas frecuentes y otras fuentes de información de consulta usual. Estos repositorios (conocidos en la jerga como help desks pueden resultar de enorme ayuda, por ejemplo, para funcionarios judiciales de recién ingreso. Por este medio se logra desahogar el tiempo de las personas que, de otro modo, deben dedicarse a atender consultas de ese carácter. Por la misma razón, la intranet puede servir como herramienta de apoyo para capacitación de servidores judiciales en general.
• Economía de recursos: aunque es sabido que la idea de la "oficina sin papel" ha resultado, a la larga, irreal, sigue siendo válida la noción de que el empleo de los medios electrónicos (por ejemplo, para mantener y utilizar formularios en línea) puede redundar en una apreciable fuente de economía de costos.

Experiencia de la Sala Constitucional de Costa Rica

En la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia de Costa Rica, hemos venido tratando de brindar una connotación como la descrita anteriormente a la intranet local.

A pesar de las limitaciones presupuestarias y tecnológicas, la intranet se presenta como un instrumento que cada día demuestra su funcionalidad como mecanismo de apoyo a la labor del Tribunal en general.

Algunos de los usos concretos que hemos venido ensayando en este sentido incluyen:

1. El empleo de la intranet como un centro para la difusión y conservación de noticias internas de interés para el personal de la Sala. Tradicionalmente, el mecanismo principal para la difusión de informes de esa naturaleza ha sido el correo electrónico. Sin embargo, ese medio presenta una debilidad crucial: su carácter efímero. En efecto, la persona que recibe y lee un mensaje de email típicamente lo borra de inmediato o muy poco después, con lo cual la información se pierde rápidamente. Por ende, lo que estamos haciendo es trasladando las noticias relevantes al medio más duradero de la intranet, donde se mantienen disponibles durante todo el tiempo en que retengan interés.
2. La conservación y consulta de las actas de las sesiones de la Sala. Mediante un formulario electrónico así como un cronograma que se mantiene permanentemente actualizado, los funcionarios de todo el Poder Judicial -no sólo de la Sala- pueden consultar dichas actas sin peligro de introducirles alteraciones y con la conveniencia y facilidad de su programa navegador de Internet.
3. Consulta de expedientes en trámite y de la legislación y jurisprudencia almacenados en el "Sistema Costarricense de Información Jurídica" (SCIJ).
4. Difusión de eventos especiales (por ejemplo, congresos y seminarios), así como del calendario de "vistas" (audiencias públicas) de la Sala.
5. Publicación del directorio telefónico y de correo electrónico interno del personal. Como se trata de datos que cambian dinámicamente en el tiempo, es más efectivo mantenerlos en el medio electrónico que publicar frecuentes actualizaciones impresas.
6. Consulta de circulares internas y materiales de ayuda en línea sobre el empleo de algunas de las aplicaciones informáticas en uso del Tribunal.
7. Difusión de información y documentos de los diversos equipos de trabajo de la Sala.

En el futuro próximo, planeamos expandir los servicios para incluir formularios electrónicos en línea para actividades tales como solicitudes de materiales, permisos de vacaciones, etc., que actualmente se gestionan en papel.

Conclusión

La tecnología de intranet ofrece grandes posibilidades para el apoyo de la actividad judicial, mejorando la calidad de las decisiones y la productividad del trabajo en general. Lo importante es realizar una adecuada planificación y diseño conforme a los requerimientos de trabajo, para evitar caer en errores como los mencionados supra (especialmente el de confundir los objetivos de una intranet con los de un sitio web de la Internet global).

Pensamos que el futuro próximo revelará una aplicación creciente de esta herramienta, a medida que crezca la experiencia y se difundan los resultados obtenidos.

Notas

1. IDM Intranet FAQ.
2. Definición de "intranet" en WhatIs.com.