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• LastPass: gestión segura de contraseñas y demás información sensible.
• StrongVPN: protección contra ciberdelincuentes.
• YNAB: administración de finanzas personales.

Tiempos de ajuste económico

Este artículo apareció en la sección Página Quince de La Nación de hoy (ver publicación)

Son tiempos de ajuste económico, y no solamente para el gobierno, sino para todos. La realidad exige actuar en forma planificada e inteligente; tomar decisiones que protejan las finanzas personales y familiares.

Con ese espíritu, leí recientemente un libro corto, práctico y claro, titulado "You Need A Budget") ("Usted necesita un presupuesto"), donde el autor, el estadounidense Jesse Mecham, expone una metodología de administración financiera personal desarrollada por él, conocida como YNAB (por las siglas en inglés del título). Seguidamente haré una breve síntesis de este sistema, sin perjuicio de recomendar la lectura del libro completo, que está escrito para el público en general, empleando un lenguaje llano y acudiendo con frecuencia a experiencias de vida del propio autor.

El método YNAB está basado en cuatro reglas básicos, que procuraré exponer de forma adaptada al medio costarricense.

La primera se puede enunciar así: “Asígnele un trabajo a cada colón”. En esencia, este mandato implica preparar un presupuesto en el que todo –e, insisto, todo– su dinero disponible esté asignado a propósitos claros y específicos. Ello requiere efectuar un ejercicio concienzudo de definición de prioridades y distribución de montos.

El primer paso consiste en revisar sus estados de cuenta bancarios y otras reservas para precisar el monto exacto de dinero a su alcance. Luego, debe preparar una lista de gastos, comenzando por sus obligaciones impostergables (pago de servicios públicos, gastos de vivienda y alimentación, amortización de deudas, etc.), asignándoles las sumas que requieran.

Seguidamente, hay que prever el financiamiento de lo que Mecham llama “expensas reales” (que explicaré junto con la segunda regla). Después vendrán las metas a mediano y largo plazo (p.ej., compra de un vehículo, un viaje, etc.) y, finalmente, los gastos correspondientes a lo que podríamos denominar “estilo de vida” (salidas a comer, al cine y así por el estilo).

Este ejercicio se debe efectuar hasta que no quede un solo céntimo que no tenga un destino y, luego, hay que repetirlo cada vez que se reciban nuevos ingresos. De este modo, será posible orientar las decisiones de consumo futuro sobre el conocimiento de la disponibilidad real de recursos y evitar los gastos impulsivos e irresponsables.

Otros compromisos. La segunda regla es “anticipe sus expensas reales”. Este principio parte de tener claro que nuestros gastos –y, por ende, las asignaciones presupuestarias que debemos hacer– van más allá de aquellos que afrontamos quincena a quincena o mes a mes, para incluir también otros compromisos para los cuales debemos ir preparándonos con antelación. Por ejemplo, quienes posean un vehículo, deberán anticipar el ineludible pago de seguros y derechos de circulación a fin de año; los propietarios de inmuebles deben tener en cuenta los respectivos impuestos y servicios municipales, en forma trimestral; y así sucesivamente.

La idea es que, para todas estas erogaciones, se separe un monto regular, de manera que cuando llegue el momento de pagarlas se cuente con la suma completa. Lo mismo aplica para otras circunstancias imprevistas para las cuales se recomienda ir alimentando, hasta donde sea posible, una reserva de contingencia que permita minimizar el impacto de posibles sorpresas futuras.

En tercer lugar, “ajuste el rumbo”. El presupuesto no es un objeto estático e inflexible, debe enmendarse a medida que la cambiante realidad nos lo exija. Hacer modificaciones en el presupuesto no significa que uno se haya equivocado previamente, sino que tenemos la capacidad de adaptarnos a los desafíos que la vida siempre nos trae. Al igual que ocurre con la selección natural biológica, la supervivencia financiera depende de nuestra habilidad de adaptarnos al entorno y rectificar el curso en el momento necesario.

Ingresos adicionales. Finalmente, la cuarta regla es “añeje su dinero”. El método YNAB pregona la necesidad de romper el ciclo de “vivir de quincena en quincena” gastando el dinero a medida que se recibe o, peor aún, disponiendo anticipadamente de sumas que todavía no se han percibido, endeudándose por medio de préstamos o del uso de tarjetas de crédito.

De esta manera, la idea es poner en práctica toda oportunidad que se tenga para generar ingresos adicionales (p.ej., vender cosas innecesarias), así como aprovechar recursos extraordinarios (el aguinaldo, el salario escolar, quizás hasta algún premio de lotería) y reducir gastos para reforzar el presupuesto de modo que, idealmente, hacer los pagos del mes con dineros recibidos al menos un mes antes. De esta manera, en vez de tener un puñado de facturas esperando que llegue el dinero para pagarlas, se tenga un puñado de dinero esperando que lleguen las facturas.

Siguiendo en forma consistente y disciplinada estos cuatro mandamientos, el método YNAB promete ayudar a ordenar las finanzas, generar ahorro y, en última instancia, aliviar el estrés asociado a la inevitable necesidad de afrontar las obligaciones económicas que todos tenemos.

Ponerlos en práctica no será necesariamente fácil, pero ciertamente será menos difícil que afrontar esas necesidades por vías más dolorosas, como ahogarse en préstamos o afrontar elevados pagos de tarjetas. ¡Buena suerte!

La nueva regulación europea sobre datos personales

Este artículo apareció en la sección "Página Quince" de La Nación de hoy (ver publicación).

Cumplido un período de vacancia de dos años luego de su promulgación en el 2016, el 25 de mayo pasado entró en vigencia la nueva “Regulación General sobre Protección de Datos” 2016/679 (“GDPR”, por sus siglas en inglés), que rige para toda la Unión Europea (UE) y el Área Económica Europea. La GDPR, como su nombre lo indica, es una regulación y no una directiva, lo que implica que no require que los países integrantes de la UE la ratifiquen internamente, sino que es directamente vinculante. De hecho, viene a reemplazar la obsoleta Directiva de Protección de Datos que regía desde 1995. La génesis de este nuevo ordenamiento se dio en enero del 2012, cuando la Comisión Europea acordó poner en marcha un plan para una reforma global de la protección de datos en el Viejo Continente, con el propósito expreso de adecuar a Europa a la era digital.

Autodeterminación informativa. A grandes rasgos, la GDPR es una normativa sobre protección de datos personales y privacidad para todos los ciudadanos y residentes de la UE. Además, regula la exportación de dichos datos fuera de esa área. Su objetivo primario es devolver a las personas el control sobre su información personal (es decir, a garantizar el derecho fundamental a la llamada “autodeterminación informativa”), así como simplificar el entorno regulatorio para las organizaciones y empresas internacionales, ofreciendo un marco unificado a lo largo y ancho de la UE, apropiado y actualizado de frente a los desafíos que plantea la actual sociedad de la información.

En efecto, no es ningún secreto que, en lo fundamental, casi todos los aspectos de nuestra vida diaria actualmente involucran la generación, recopilación, almacenamiento y tratamiento (“minería”) de datos personales. Los gobiernos, bancos, empresas y, en general, casi todos los servicios que empleamos nos exigen suministrar nuestro nombre, domicilio, teléfono, correo electrónico, datos financieros y de otros tipos, algunos de carácter sensible. Y, hasta ahora al menos (a pesar de que el tema no es novedoso, ni mucho menos), es poco o nulo el control que podemos tener sobre cómo y para qué se utiliza nuestra información.

Ya más específicamente, la GDPR contiene una serie de requerimientos relativos al procesamiento de información personalmente identificable. A partir de ahora, todos los procesos empresariales que utilicen datos personales deben estar diseñados e implementados presuponiendo una protección máxima de la intimidad, empleando técnicas de despersonalización, de manera que ninguna información pueda ser revelada externamente sin el consentimiento explícito de su titular (quien puede revocar esa autorización en cualquier momento) y que no pueda ser empleada para identificar a un individuo sin acudir a datos adicionales, almacenados separadamente.

Obligaciones impuestas. Todas las entidades que procesen datos personales deben revelar claramente qué información recopilan y cómo lo hacen, así como durante cuánto tiempo la retienen y si la comparten o no con terceros. Por su parte, las personas tienen derecho a obtener una copia de los datos en un formato común y, bajo ciertas circunstancias previstas en la normativa, pueden solicitar que su información sea suprimida, ejerciendo el llamado “derecho al olvido”. Otra importante novedad es que, ahora, tanto las autoridades públicas como las empresas cuya actividad fundamental sea el procesamiento de datos personales (como, por ejemplo, la creación de perfiles crediticios, información médica, etc.) están obligadas a tener lo que se denomina un Oficial de Protección de Datos (DPO, en inglés), quien es responsable de asegurar el cumplimiento de las nuevas disposiciones, incluyendo las acciones que se debe adoptar en caso de filtración de datos, tales como una oportuna notificación del hecho a las personas afectadas.

Solo están exceptuados de los alcances de la nueva regulación algunos supuestos puntuales, como las actividades de recolección y tratamiento de datos por motivos de seguridad nacional, policía o justicia, así como el análisis estadístico o científico o en supuestos como el procesamiento de información personal por personas físicas con motivos puramente domésticos.

Como adelantábamos, la GDPR aplica a todas las organizaciones que recopilen o procesen datos personales dentro de la UE o bien cuando dicha información se refiera a un ciudadano o residente de esa zona. Por ende, en determinados casos, afecta también a entidades o empresas ajenas a la UE, si los datos personales recopilados o procesados pertenecen o se refieren a personas situadas dentro de ella. Evidentemente, esto incluye a empresas tecnológicas internacionales muy grandes, incluyendo a las propietarias de redes sociales tales como Facebook, Twitter, Instagram, etc.

Sanciones. El incumplimiento de la GDPR puede someter a la organización responsable a una gama de posibles consecuencias y sanciones previstas, que van desde advertencias escritas en caso de la primera infracción o quebranto involuntario, hasta la realización de auditorías y la imposición de multas. Estas últimas pueden ser muy grandes, en el orden de los diez a veinte millones de euros o bien hasta un 4% de los ingresos anuales mundiales del último año financiero. Por eso, no es de sorprender que, en los últimos días, nuestros buzones de correo electrónico se hayan visto inundados de mensajes provenientes de proveedores de productos y servicios tecnológicos, declarando su cumplimiento de la GDPR.

La pregunta que finalmente cabe hacernos es si las empresas y organizaciones costarricenses que tienen negocios o realizan actividades con contrapartes europeas serán conscientes o no de los alcances e implicaciones de la GDPR. Es probable que esas últimas ya las hayan advertido oportunamente al efecto, pero si este no fuera el caso, sirvan estas líneas como una primera llamada de atención para que analicen el tema lo más pronto posible. Como lo indiqué, la nueva regulación ya entró en vigencia. Y en guerra avisada, no muere soldado.

Confianza en el futuro

Este artículo apareció en la sección "Página Quince" de La Nación de hoy (ver publicación)

Vivir en comunidad, cualquiera que ésta sea, implica ser parte de un tejido o entramado social –un pacto, si se quiere– que nos une con todas las demás personas que integran esa misma comunidad, ligando nuestras suertes. Significa, como se dice comúnmente, estar todos juntos en el mismo barco. Si el barco se hunde, nos hundimos todos. Y para que el barco avance, debemos remar todos juntos.

Crear confianza. Yuval Noah Harari, en su elogiado libro del 2014, “Sapiens: Una breve historia de la humanidad”, explica con claridad que para que los primeros humanos pudieran trascender sus núcleos puramente consanguíneos (familiares) y dar paso a las primeras comunidades tribales –y, posteriormente, a formas más complejas de organización social– fue necesario que surgiera algún mecanismo que permitiera superar el temor instintivo a los extraños (“los otros”) y hacer posible la cooperación mutua, sin la cual es imposible emprender los proyectos o actividades de mediana y gran escala que definen lo que hoy conocemos como civilización. Es decir, fue necesario crear confianza.

Esa idea fundamental, tan cierta hace miles de años, sigue siendo plenamente válida hoy: las comunidades humanas, para resultar viables y posibilitar un progreso que no es posible alcanzar individual o aisladamente, necesitan estar fundadas sobre bases sólidas de confianza mutua –de buena fe, de solidaridad– lo cual implica hacer algo profundamente anti intuitivo, como lo es dejar de lado o al menos relajar nuestra instintiva suspicacia de los demás. Y ello, a como lo entiendo, exige albergar dos clases de sentimientos distintos respecto de nuestras relaciones con los demás: confianza en el presente y confianza en el futuro.

Tener confianza en el presente significa poseer el convencimiento de que las acciones que emprendemos hoy en conjunto con nuestros semejantes van a tener como resultado la satisfacción de nuestras necesidades y anhelos más inmediatos (vivienda, abrigo, comida, tranquilidad, etc.). Y tener confianza en el futuro implica manifestar la esperanza de que esas acciones además van a ir construyendo un mejor mañana para todos y para nuestros descendientes. Sin estas dos convicciones, la convivencia en sociedad tiene poco o ningún sentido.

Bases de la confianza. Pero la confianza mutua no se construye sobre la nada. Históricamente, explica Harari, se ha erigido sobre diversas bases, de mayor o menor solidez. Entre ellas se pueden encontrar, por ejemplo: la religión, el género, la etnia, la ideología y la nacionalidad. Todas éstas, a mi juicio, constituyen bases falsas y endebles. Ciertamente, rasgos como los mencionados son capaces de crear lazos de identidad entre quienes los compartan, pero también producen y perpetúan la desconfianza e incluso el odio hacia quienes no lo hagan. En efecto, todos llevan siempre implícito erigir un muro (imaginario o incluso literal) entre “nosotros” –todos los que compartimos el elemento común– y “ellos”: los infieles, el género opuesto, los desviados, los impuros, los equivocados y los extranjeros. Por ello, lo deseable –aunque, por desgracia, mucho más difícil– es buscar puntos de encuentro verdaderamente universales y construir sobre ellos los fundamentos de la vida en comunidad; factores que estén inspirados en ideales de tolerancia, compasión y entendimiento, como pretenden serlo los que se reúnen bajo el concepto de los derechos humanos.

A lo largo de la historia, los seres humanos hemos construido instituciones que persiguen cimentar tanto la confianza en el presente como la confianza en el futuro: organizaciones religiosas, estructuras de gobierno, reglas de trato social, normas jurídicas y más. Correlativamente, hemos perseguido y castigado a quienes ataquen o contradigan esos institutos, pues tales acciones conspiran directamente contra el pacto social, debilitándolo o en casos extremos incluso rompiéndolo. Ya fuere mediante el ostracismo (literal o virtual, a través de diversas manifestaciones de desprecio social) o bien mediante la imposición de otras penalidades (como la prisión), ninguna comunidad puede simplemente ignorar a las personas y a las conductas que socaven sus cimientos. Se sigue de lo anterior que, si esas bases son de los tipos que antes calificamos de falsos, las consecuencias de la represión pueden ser funestas: inquisición, discriminación, genocidio, xenofobia y un largo y doloroso etcétera.

Lo anterior no quiere decir que no deba sancionarse tales acciones: si los fundamentos de la convivencia son los correctos, entonces será de esperar que las acciones que se considere reprochables y las penalidades que se imponga por su trasgresión también lo serán. Por ejemplo, la corrupción figura en todos los ordenamientos modernos como ejemplo de conducta que lesiona gravemente la confianza pública.

Jornada electoral. En Costa Rica, recién acaba de concluir una jornada electoral intensa, pero limpia y cuyos resultados están fuera de duda, independientemente de que éstos sean o no los que cada quien esperaba. El solo hecho de haber concurrido masivamente la ciudadanía a las urnas representa una clara manifestación de confianza en el presente; esto es, en nuestra institucionalidad democrática. Pero también traduce una indudable confianza en el futuro, pues representa nuestra fe de que las autoridades electas –tanto ejecutivas como legislativas– pondrán su empeño en la construcción de un mejor mañana para todos. Esperemos que dichas autoridades sepan comprender esta responsabilidad y se desempeñen a la altura de la confianza que hemos depositado en ellas y ellos. Y, si no, como reza el juramento constitucional, que la Patria se los demande.

El gran poder de la humilde lista

Este artículo apareció en la sección "Página Quince" de La Nación de hoy (ver publicación).

Hace varios años, durante un viaje de trabajo, llegué a la ciudad de Buenos Aires la víspera del inicio de un evento académico, tan solo para descubrir, al vaciar la maleta en el hotel, que había olvidado empacar ropa interior... Y puesto que en esos tiempos las tiendas no abrían los domingos, baste con decir que tuve que recurrir a una “solución creativa” para sortear el problema mientras lograba comprar algo. Ese día me dije que no volvería a pasar nunca más por semejante congoja, para lo cual decidí que iba a preparar y guardar una lista de las cosas que no querría volver a olvidar en otros paseos o viajes futuros.

Así comenzó mi afición por los checklists o “listas de control”. La de preparativos de viaje que comencé aquella vez y que al inicio contenía solo unas cuantas cosas básicas, ha ido creciendo y hoy es prácticamente un tratado de todo lo que podría necesitar o querer hacer antes, durante y después de cualquier tipo de recorrido, dentro o fuera del país. La mantengo en una aplicación digital, así es que cada vez que voy a salir, creo una copia específica para ese viaje y a partir de allí comienzo metódicamente a realizar e ir tachando cada una de las acciones necesarias, para así asegurarme de no olvidar nada y que todo salga bien de principio a fin.

Podrían ustedes estar pensando que todo esto raya en lo obsesivo y hasta cierto punto tendrían razón, porque el incidente de la ropa interior suena como algo menor o cómico y seguramente lo es. Pero imaginen por un momento un escenario muy distinto, en el que lo que quedó olvidado fue, por ejemplo, un medicamento imprescindible y que no sea posible adquirir en el lugar de destino o bien algún documento del cual dependía el negocio que era el objetivo del viaje. En esos casos, la cosa deja de ser graciosa y puede convertirse en muy, muy seria.

Crear una lista de control pareciera, a primera vista, algo que uno no necesitaría hacer con frecuencia. Pero la verdad es que están en todas partes y se utilizan para las tareas más básicas, como preparar un platillo de cocina o ir de compras al supermercado, hasta para las más complejas, como completar una fusión corporativa o lanzar un satélite al espacio. Son una herramienta de eficiencia, productividad y seguridad tan importante que se ha escrito numerosos libros y manuales sobre sus virtudes. Entre ellos y por citar solo uno, destaca “The Checklist Manifesto” (“El efecto checklist”), por el médico estadounidense Atul Gawande (primera edición 2009).

Las listas de control procuran, en esencia, ayudar a evitar los errores que son propios de nuestra humana falibilidad. Nuestros cerebros, por asombrosos que sean, no son capaces de garantizar que, ante un problema determinado, podamos recordar y realizar todas las acciones necesarias para enfrentarlo y resolverlo de la manera más efectiva, porque estamos inevitablemente expuestos a olvidos y omisiones que pueden traer graves consecuencias. La energía mental no es un recurso ilimitado. La necesidad de estar tomando constantes decisiones puede llevar a experimentar lo que se conoce como “fatiga de decisión”, sobre todo al final del día. Las listas de control ayudan a hacer más eficiente el uso de esa energía, ahorrando tiempo en la toma de decisiones repetitivas o bajo condiciones de presión o estrés; por ejemplo, cuando está por vencer un plazo o se presenta alguna emergencia.

Una lista de control es una enumeración completa de los elementos o insumos necesarios para tratar de asegurar un resultado determinado. Cuando esos elementos aparezcan ordenados y deban ser cumplidos secuencialmente, la lista se convierte en un “protocolo” o –como también se les conoce en el mundo organizacional– un “procedimiento operativo estándar”. Piensen en los chequeos que realizan los pilotos de un avión antes de despegar o en los que realizan los equipos médicos antes y después de una cirugía, de los que podrían depender la vida del paciente.

Pero, además, una lista es un repositorio de conocimiento adquirido (“know-how”). En este sentido, mi lista de viajes y paseos ha ido creciendo a medida que sucesivas experiencias me han llevado a irla aumentando y refinando. En las diversas organizaciones, facilitan el aprendizaje de las personas de nuevo ingreso y aseguran que no se pierda el conocimiento de las que se van.

Ya sea en papel y lápiz o bien por medio de las muchas aplicaciones que existen para computadora o dispositivos móviles, la práctica de ir creando y mejorando listas personales sin duda le puede ayudar a aumentar la eficiencia de las diversas tareas del quehacer diario. Recomiendo altamente cultivar este hábito.

Muy feliz y productivo año nuevo 2018.