La promesa del gobierno electrónico

Este artículo apareció en la revista electrónica Democracia Digital

A partir de sus orígenes en las postrimerías de la Segunda Guerra Mundial, la informática moderna ha impactado cada vez más áreas del quehacer humano. Y de esta influencia no se ha escapado el tema de la interacción entre ciudadanos y Estado, especialmente en aquél ámbito de la actividad de éste que constituye la Administración Pública en sentido estricto.

En efecto, el Estado moderno heredó del príncipe medieval -entre otras características- la de la lejanía, el distanciamiento que ordinariamente lo aleja de los administrados. El acceso a las autoridades públicas es, por lo general, difícil y restringido. Además, la organización compleja y la existencia de una burocracia que devotamente practica lo que algunos han dado en llamar "tramitología", hace que la interacción ciudadano-gobierno se suela caracterizar por la lentitud y la necesidad de superar innumerables obstáculos hasta lograr la meta deseada.

Los avances de la telemática han llevado así a pensar en la posibilidad de emplear la tecnología como un medio para acercar al Estado a los ciudadanos, tornándolo más accesible y menos complicado. Esto es importante y deseable, particularmente si recordamos que entre los principios cardinales del servicio público se encuentran los de eficiencia y adaptación a las necesidades sociales. [1]

Es de este modo, entonces, que surge el instituto del gobierno electrónico. Esta noción se basa en la idea de emplear medios informáticos no sólo para permitir a los administrados una mejor y más intensa comunicación con sus gobernantes a todo nivel, sino además para permitir la prestación directa de servicios y el sometimiento de toda clase de gestiones a los despachos administrativos, obteniendo por la misma vía la resolución correspondiente. Esto último, a su vez, da paso al concepto de registro electrónico de gestiones.

Analicemos ambas vertientes.

Comunicación gobernantes-gobernados

Se ha popularizado el establecimiento de sitios web por parte de los despachos públicos para efectos de brindar información a los ciudadanos y proporcionarles un mecanismo para dirigir a aquéllos sus peticiones, comentarios o sugerencias. Para este propósito se suele ofrecer formularios interactivos, directorios de correo electrónico o ambas cosas.

Una aplicación muy interesante de esta política se da en los parlamentos y cámaras legislativas, en los que se otorga a los ciudadanos la posibilidad de contactar a los legisladores y ofrecer su criterio no sólo sobre la labor que éstos desempeñan, sino incluso sobre las diversas iniciativas legislativas en trámite.

A través de mecanismos de esta índole, se procura intensificar la vivencia democrática y participativa, disminuyendo la ya comentada brecha entre el Estado y los particulares.

Obviamente, lo ideal es que el acceso a las dependencias públicas por esta vía se simplifique de la mayor manera posible. Una buena opción para lograrlo es estableciendo un único punto de entrada al sistema, de diseño sencillo y amistoso, a partir del cual los usuarios puedan encontrar rápidamente la información de su interés, en vez de tener que mantener catálogos propios de direcciones de red. En Costa Rica se ha venido desarrollando un proyecto en este sentido, a iniciativa del Poder Ejecutivo y cuyo lema es la creación de un "Estado digital".

El registro electrónico de gestiones

En general, por "registro electrónico de gestiones" [2] entendemos la posibilidad de someter documentos electrónicos a las dependencias públicas, por vías telemáticas.

Las ventajas que ello ofrece son claras y múltiples:

• Al eliminar la necesidad de traslado físico del gestionante hasta la oficina pública en cuestión, se ahorra tiempo y dinero.
• Los despachos se descongestionan, reduciendo las interminables filas en las diversas ventanillas de atención.
• La información se captura electrónicamente en la oficina de destino, minimizando la posibilidad de error y eliminando la necesidad de digitar nuevamente los datos.
• Se da la opción a los ciudadanos de remitir los documentos fuera de las horas normales de oficina.
• Prescindiendo del papel, se ejerce un impacto positivo sobre el ambiente, no sólo a nivel de la destrucción de recursos escasos para producirlo sino además de la generación de desechos.

Los lineamientos generales sobre e-filing incluyen los siguientes [3]:

1. Las entidades gubernamentales se entienden autorizadas -pero no obligadas- a producir, recibir, aceptar, adquirir, registrar, almacenar, transmitir o retransmitir registros electrónicos. Esto siempre y cuando,

   a.- Se aseguren de que cualquier ciudadano que requiera los servicios de esas entidades pueda tener acceso a los registros según lo establezca la ley y pueda obtener copias de ellos en papel, cancelando las tasas que al efecto disponga aquélla.

   b.- No se nieguen a recibir documentos en soportes no electrónicos, como el papel, cuando la ley no establezca como obligatorio el formato electrónico. Y,

   c.- No exijan la presentación electrónica si así no lo estipula la ley.

2. Los despachos públicos deben establecer procedimientos y controles diseñados para asegurar la autenticidad, integridad, seguridad y -cuando fuere pertinente- la confidencialidad de los registros electrónicos.
3. En ausencia de exigencias legales específicas, se entenderá que cada oficina estará autorizada para especificar la manera y el formato por el cual los registros electrónicos serán recibidos, producidos, aceptados, adquiridos, registrados, almacenados, transmitidos o retransmitidos, así como el modo por el cual se dará acuse de su recepción.
4. Los despachos estatales deberán publicitar ampliamente cuál es el mecanismo de recepción designado.

El registro electrónico de gestiones ha venido siendo empleado muy exitosamente desde hace algún tiempo ya en la administración tributaria de los Estados Unidos. Por este medio, los ciudadanos pueden someter electrónicamente sus declaraciones de impuestos, actividad que el fisco está obviamente muy interesado en facilitar. Otros países han seguido la tendencia. Por ejemplo, a finales de 1999 se aprobó también en Australia una amplia legislación para permitir el registro electrónico de gestiones dirigidas por los ciudadanos al gobierno. Entre los procesos gubernamentales que se busca agilizar se encuentran: la renovación de licencia de conducir, las presentación de planillas, las solicitudes de empleo, la presentación de declaraciones aduaneras, etc.

Algunas dependencias nacionales (como el INS y los bancos) vienen ensayando iniciativas en este sentido. Es de esperar que paulatinamente se incorporen cada vez más servicios.

Tendencias globales en materia de gobierno digital

Los estudiosos del tema han venido señalando la existencia de una serie de etapas definidas en el proceso de digitalización de los servicios estatales. En efecto, “... en el establecimiento de este nuevo gobierno electrónico podemos apreciar cuatro etapas básicas, según los analistas de la revista The Economist: (i) la etapa de presentación de información, en la cual las diferentes agencias gubernamentales ofrecen información sobre sí mismas a través de la red al público en general; (ii) en una segunda etapa la comunicación se torna bidireccional, permitiendo al público usuario remitir vía electrónica información propia; (iii) en la tercera etapa se permite un intercambio más efectivo entre el gobierno y los administrados, permitiendo por ejemplo, el pago de una tasa administrativa o la obtención de un certificado vía electrónica; (iv) en la cuarta y última etapa todos los servicios gubernamentales son integrados en un solo portal el cual reúne condiciones de funcionalidad y facilita información en forma completa sobre el gobierno.” [4]

Apuntes finales

No cabe duda de que, para hacer posible la promesa del gobierno digital, se requiere de una serie de importantes ajustes a nivel de infraestructura técnica y jurídica. En especial, se ha destacado la necesidad de promover toda una nueva cultura de la prestación de servicios de la Administración por vía telemática. Para lograrlo, se requiere garantizar, entre otros factores: a.- el acceso pleno de los ciudadanos a la Internet (lo cual incluye familiarizar a los niños y jóvenes con la red desde la escuela y colegio); y, b.- la modernización de las estructuras estatales para su traslado a la esfera digital. [5]

Se podría criticar -y, de hecho, se ha criticado- que estos mecanismos tan sólo tienden a aumentar la brecha entre los administrados que tienen la capacidad y conocimiento necesarios para emplear la tecnología y quienes no los poseen. Si bien ello puede resultar cierto, también lo es que crecientemente vienen desarrollándose diversos programas para acercar a los ciudadanos de menores recursos al uso de la tecnología. En última instancia, habría que admitir de todos modos que aun cuando no fuera así, estas personas también podrían beneficiarse a través de la disminución de las colas de espera en las oficinas gubernamentales, porque los ciudadanos que empleen los medios electrónicos no tendrán que acudir a estos despachos a formalizar sus gestiones.

En conclusión, la promesa del gobierno electrónico es la de acercar el Estado a los ciudadanos, superando el distanciamiento que lo ha caracterizado desde hace siglos, abriendo toda una nueva gama de servicios y medios para posibilitar la más plena satisfacción de necesidades y realización de expectativas. Sin duda alguna, se trata de una de las más claras tendencias del siglo que recién inicia.

Notas

1. Artículo 4 de nuestra Ley General de la Administración Pública.
2. Conocido en la jerga informática inglesa como "electronic filing" o "e-filing".
3. Tomamos como referencia lo dispuesto al efecto en la "Electronic Signatures and Records Acts", promulgada en el estado de Nueva York, EE.UU., en el año 2000.
4. FERNÁNDEZ ORIGGI, Ítalo. "El Gobierno en la Era Digital, E-goverment". En Revista Electrónica de Derecho e Informática, publicación electrónica. Agosto del 2000.
5. VELARDE KOECHLIN, Carmen Milagros. "Hacia una Democracia Digital, Propuestas de Aplicación". En Revista Electrónica de Derecho e Informática, publicación electrónica. Noviembre del 2000.