Propuestas relativas al procedimiento electrónico para el proyecto de Código Procesal General

Trabajo preparado a solicitud de los magistrados Luis Paulino Mora y Ricardo Zeledón

Artículo 1

a.- Propuesta: Adicionar el numeral 1.1 de la siguiente manera (ver destacado en rojo):

"Artículo 1. Principios procesales.

1.1 Regla. Los procesos de las materias civil, comercial, laboral, familiar, agraria, contencioso administrativa, ambiental y en general todos los de naturaleza jurídica similar, se regirán por los principios propios y consustanciales de la oralidad procesal y de la gestión tecnológica."

Comentario: Esta reforma es necesaria y conveniente para asegurar que la gestión tecnológica del proceso se valore y acate como uno de los principios rectores del nuevo Código. Su contenido se detalla en la propuesta siguiente.

b.- Propuesta: Adicionar un inciso o) al numeral 1.3, con el siguiente texto:

"o) Gestión tecnológica. En cuanto posible y se autorice en este Código o su normativa asociada, se deberá hacer un empleo razonable de los medios tecnológicos disponibles para asegurar el cumplimiento de los principios procesales aquí enunciados. En particular, esto implicará la utilización preferente de firmas, expedientes y documentos electrónicos en sustitución de sus contrapartes físicos, estimándose legalmente equivalentes unos a otros; el registro electrónico de las gestiones de las partes, así como el uso en las comunicaciones judiciales del correo electrónico, el fax, el teléfono y cualquier otro medio electrónico, informático, telemático o de cualquier clase o naturaleza que permita constatar fehacientemente una recepción segura."

Comentario: Por "normativa asociada" se entienden las demás leyes y reglamentos que en su momento será necesario promulgar para una correcta aplicación de estos preceptos. En particular, considero y recomiendo que la introducción de la firma digital en nuestro medio se haga por medio de una legislación separada, de alcance general, a fin de posibilitar su uso consistente no sólo en el procedimiento electrónico judicial, sino también en el administrativo, las transacciones civiles y comerciales, operaciones bancarias y bursátiles, notariado electrónico, etc. Del mismo modo, es necesario tener en cuenta otras reformas legales, como por ejemplo, las que convenga hacer a la legislación penal para tipificar y sancionar la falsificación o adulteración de documentos electrónicos. En su momento, la Corte Suprema de Justicia deberá propiciar una iniciativa nacional en este sentido.

Ver más adelante las modificaciones propuestas en cuanto a las comunicaciones, expedientes y documentos electrónicos.

Artículo 13

a.- Propuesta: Adicionar el numeral 13.3 de la siguiente manera (ver destacado en rojo). El cambio se explica por sí mismo:

"13.3 Postulación. En todos los procesos será necesaria la capacidad de postulación. Las partes deberán asistir a todos los actos asistidas por abogado y los jueces rechazarán los escritos cuando no lleven firma manuscrita o electrónica del abogado autenticante, salvo si se tratare de casos especiales."

b.- Propuesta: Modificar el párrafo primero del numeral 13.4 para eliminar la frase “y la firma del poderdante deberá ser” y agregar otra al final, de manera que su texto ajustado se lea así:

"13.4 Apoderado judicial. Las partes pueden gestionar en el proceso a través de un apoderado especial judicial. Este poder podrá ser otorgado mediante simple escrito, autenticado por un abogado distinto al apoderado. Cuando la gestión sea remitida electrónicamente al despacho, el mandatario deberá conservar el mandato original en su poder, por lo menos hasta la conclusión del proceso."

Comentario: En la doctrina del derecho informático se discute acerca de la conveniencia o inconveniencia de que ciertos documentos sensibles puedan ir firmados digitalmente. Entre ellos, los poderes de toda clase. Pero, como se sabe, el otorgamiento del mandato puede hacerse tanto en el propio escrito judicial como separadamente. Aun cuando se niegue la posibilidad de firmar el poder mismo digitalmente, conviene resguardar la posibilidad de que la primera y subsiguientes gestiones judiciales hechas con base en él sean enviadas al despacho por medios telemáticos y de allí la reforma propuesta.

Por otra parte, en caso de que se considere inconveniente permitir esta opción, recomiendo dejar el texto actual. El documento físico que se aporte en tales casos simplemente pasaría a formar parte del expediente complementario a que me refiero más abajo, con relación al artículo 20.

Artículo 18

Propuesta y comentario: La firma puesta a ruego es otra de las hipótesis en que se debate sobre si admitir o no la firma electrónica, bien sea en el acto de su expedición o el del sometimiento del escrito resultante al despacho judicial. En caso de que se permita y a fin de guardar consistencia con lo expuesto acerca del artículo 13, sugiero adicionar al numeral 18.2 el texto siguiente:

"Cuando la gestión sea remitida electrónicamente al despacho, el mandatario deberá conservar el documento original en su poder, por lo menos hasta la conclusión del proceso."

Artículo 19

a.- Propuesta: Insertar un nuevo numeral 19.2, corriendo la numeración de los siguientes, que diga así:

"19.2 Gestiones de las partes. Sujeto al acatamiento de los mecanismos de autenticación y seguridad establecidos, las partes y demás intervinientes en el proceso -hayan o no fijado domicilio electrónico para recibir notificaciones- podrán someter todas sus gestiones a los despachos judiciales por medios telemáticos. Lo anterior sin perjuicio de quienes deseen hacerlo por medios físicos.

De toda gestión se extenderá inmediatamente acuse de recibo por parte del despacho, de modo electrónico cuando ingrese por esa vía, o bien por medio de constancia en una copia física que el gestionante presentará para ese fin. La razón deberá indicar al menos la hora y fecha de recepción, así como el nombre del despacho."

Comentario: A falta de otra norma específicamente relativa a las actuaciones de las partes en el proceso, se propone agregar la anterior para sentar la admisibilidad del registro electrónico de gestiones. Por "autenticación", en este contexto, se entiende el mecanismo por medio del cual se confirma la identidad de una parte (contraseñas, firma o certificado digital, etc.)

b.- Propuesta: Ajustar la redacción del primer párrafo del actual numeral 19.2, para que se lea así (ver destacado en rojo):

"19.2 Actuaciones y resoluciones judiciales. Las actuaciones y resoluciones se iniciarán indicando el lugar, la hora y la fecha; y concluirán con el nombre y la firma manuscrita o electrónica del funcionario. En las resoluciones se antepondrá el nombre del órgano jurisdiccional, y en las sentencias además el número de éstas."

Comentario: La frase última que lleva este párrafo en su redacción actual (y que ahora se elimina), evidentemente sólo tiene sentido para el caso de firma manuscrita.

c.- Propuesta: A pesar de no estar relacionado con el procedimiento electrónico, me parece necesario destacar el evidente error en que incurre la redacción del párrafo cuarto de este mismo numeral 19.2, que debería leerse correctamente así:

"Las resoluciones judiciales serán identificadas por las horas y minutos del día de su promulgación, de cero a veintitrés y de cero a cincuenta y nueve, respectivamente."

d.- Propuesta: Adicionar al numeral 19.3.2 un párrafo final (sin número de inciso), cuyo contenido se explica por sí sólo, y que diga:

"Todas estas comunicaciones podrán efectuarse por medios tecnológicos cuando conste en el expediente o fuere pública y notoria la dirección respectiva."

e.- Propuesta: Modificar el numeral 19.3.4 a fin de que se lea como sigue:

"19.3.4 Requisitos y forma de las comunicaciones. El emplazamiento y la notificación cumplirán con los requisitos exigidos por la ley. Los requerimientos, las citaciones, el mandamiento, los oficios y las resoluciones de trámite, deberán indicar la fecha, la autoridad que la emite, el proceso de origen, la indicación precisa de su objeto, lo ordenado, las consecuencias de ley por su inatención y la firma manuscrita o electrónica del funcionario.

Cuando la comunicación se realice físicamente, con todo emplazamiento o notificación deberá adjuntarse los documentos, antecedentes y atestados para informar eficiente y prontamente el contenido de la pretensión o gestión y de todos los medios de prueba propuestos o aportados. Para este efecto, las partes acompañarán sus gestiones y atestados con copias suficientes para quienes deban ser emplazados o notificados por esta vía, considerando como una sola parte a quienes litiguen unidos y bajo una misma representación. Dichas copias serán suscritas por la parte o por su abogado director, atestando con ello su autenticidad.

Si no se aportara el número correcto de copias, o éstas se presentaren incompletas, sucias, con borrones, ilegibles o extendidas en retazos de papel, los jueces ordenarán su presentación en forma correcta, dentro del plazo de 3 días, bajo el apercibimiento de no oír sus posteriores gestiones ante su omisión. Sin embargo, no habrá necesidad de acompañar copias de libros, folletos, o documentos de imposible o muy difícil reproducción, que en tal caso serán agregados al expediente complementario a que se refiere el artículo 20 de este Código.

Cuando la comunicación se efectúe por medios tecnológicos y no exista la posibilidad de agregarlos literalmente, bastará con insertar un resumen de la pretensión o gestión, indicando al emplazado que los documentos y pruebas correspondientes quedan disponibles para su examen en el expediente complementario."

Comentario: Nótese la supresión de la frase “tratándose del traslado de la demanda” al inicio del segundo párrafo (que pareciera innecesaria), así como la nueva ubicación del anterior párrafo último, del cual se eliminó además la enumeración de los medios de comunicación que originalmente se hacía al final (ya que se trasladó al artículo 1, numeral 1.3).

Este artículo trata integralmente lo relativo a la presentación de copias, por tratarse de una cuestión atinente a las comunicaciones y no al expediente, en cuya norma alusiva (artículo 20) se reglamentaba antes parcialmente.

El último párrafo recoge la experiencia positiva de la Sala Constitucional en materia de empleo de resúmenes de las pretensiones, en la resolución que da curso a un asunto.

f.- Propuesta: Insertar tres numerales nuevos después del 19.3.6 ("Domicilio procesal"), cuyo texto sea el siguiente:

"19.3.7 Fijación de domicilio electrónico permanente. Por medio de una comunicación realizada expresamente con este fin, las personas físicas, los mandatarios generales judiciales, los representantes legales de las personas jurídicas y los funcionarios competentes de las dependencias públicas, podrán señalar una dirección única de correo electrónico para recibir automáticamente el emplazamiento en cualquier asunto judicial en que deban intervenir. Esta fijación podrá ser modificada o revocada en cualquier tiempo y no exime del deber de señalamiento de una dirección, física o electrónica (y, en este último caso, igual o distinta a la permanente), para atender futuras notificaciones en cada asunto concreto.

19.3.8 Fijación de domicilio electrónico ad hoc. Las partes y demás intervinientes en un asunto judicial que deban señalar una dirección para recibir notificaciones, podrán fijar una dirección de correo electrónico para recibirlas en cada asunto concreto. En tal caso, dicho señalamiento regirá para todas las incidencias e instancias del proceso, mientras no sea modificado.

No se admitirá señalar más de una dirección electrónica a la vez para cada proceso individual.

19.3.9 Domicilio físico alterno. Quien, con base en los dos incisos anteriores, fije una dirección electrónica para recibir notificaciones, deberá señalar además un domicilio físico alternativo para oírlas, cuando por motivos de caso fortuito o fuerza mayor, o por haberlo dispuesto así la autoridad judicial mediante resolución motivada, deban hacérsele llegar por esa vía."

Comentario: Pienso que estas disposiciones -autoexplicativas y de evidente provecho- contribuirán significativamente a la celeridad de los procesos.

g.- Propuesta: Eliminar el actual numeral 19.3.7, por resultar innecesario a la luz del conjunto de reformas planteadas aquí.

Artículo 20

Propuesta: La siguiente reforma integral:

"Artículo 20. Formación, consulta y conservación de los expedientes.

20.1 Regla. Con excepción de aquellas que conforme a este Código puedan hacerse oralmente, todas las gestiones formuladas, la prueba recabada, las actuaciones y las resoluciones dictadas dentro del proceso, darán lugar a la formación de un expediente ordenado de modo secuencial y cronológico.

El expediente principal se formará, consultará y conservará por medios informatizados, de modo que corresponda un registro o entrada unívocos para cada gestión, prueba, actuación o resolución.

20.2 Expediente complementario. Se podrá crear un único expediente físico complementario para cada proceso, en el que se conservarán, consultarán y conservarán las piezas que por su naturaleza no sea posible agregar al principal. Este expediente se mantendrá debidamente foliado.

A excepción del documento base en los procesos ejecutivos, de la prueba documental que se aporte a este expediente solo quedará copia y los originales le serán devueltos a sus titulares, quienes, como depositarios, podrán ser prevenidos a presentarlos cuando fueren necesarios.

Si se llegara a perder o extraviar el expediente complementario, será repuesto inmediatamente y por cualquier medio a costa del culpable, quien pagará, además, los daños y perjuicios. Al efecto, los jueces ordenarán a las partes aportar copias de las piezas anteriormente presentadas. De ser necesario, se ordenará la reposición de las pruebas necesarias para decidir con arreglo a derecho.

20.3 Acceso al expediente. Todo expediente, escrito o documento presentado ante los órganos jurisdiccionales será público para las partes, los abogados y a quienes la ley le otorgue esa facultad. Dichos órganos deberán mantener permanentemente un medio ágil para la consulta tanto del expediente principal como del complementario.

20.4 Conservación para efectos históricos. Una vez concluido el proceso, el expediente principal y el complementario serán conservados para efectos documentales e históricos. El primero lo será necesariamente a través de un mecanismo de almacenamiento no modificable y de la preservación de copias de respaldo adecuadamente protegidas."

Comentario: Este artículo enfatiza el hecho de que el expediente de cada proceso deberá ser un expediente informático, pudiendo crearse otro físico únicamente como complemento y para aquellas piezas que no sea posible agregar directamente al primero. Para la debida aplicación de este precepto, se esperaría que los despachos (o las oficinas encargadas de recepción de documentos en los circuitos judiciales), cuenten con dispositivos de lectura óptica para que, en la medida de lo posible, incluso los escritos y atestados que sean presentados físicamente, sean convertidos y almacenados en el formato digital.

Ver más adelante las disposiciones transitorias sobre el particular.

Artículo 21

a.- Propuesta: Agregar al párrafo segundo del numeral 21.2 la disposición siguiente:

"En el caso de comunicaciones electrónicas, los plazos para las actuaciones de las partes comenzarán a correr al día siguiente del momento en que exista constancia de que fueron recibidas, o bien cinco días hábiles después de remitida la comunicación, lo que ocurra primero. Se aplicará este último plazo siempre que no haya evidencia fehaciente, a juicio de la autoridad judicial, de que una falla no imputable al notificado, haya impedido su adecuada recepción. En caso contrario, se procederá conforme al artículo 19.3.9."

Comentario: El plazo de cinco días permite eliminar la incerteza y el entrabamiento del proceso que generarían el hecho de que una parte litigue electrónicamente pero que no asuma con responsabilidad y diligencia el deber de revisar regularmente su casillero de correo. Aunque se comprende que esta solución no es ideal, parte de la realidad de que ninguna regla sobre notificaciones -incluso físicas- es perfecta (considérese, por ejemplo, el actual mecanismo de entregar cédulas a los vecinos mayores de 15 años).

Nótese que la norma prevé la eventualidad de un problema telemático que no permita el envío de la comunicación por esa vía. En tal caso, se hará uso del domicilio físico alterno propuesto en el artículo 19.

b.- Propuesta: Agregar dos frases y una palabra aclaratorias, respectivamente, a los párrafos tercero y cuarto del numeral 21.3, para que digan así (ver destacado en rojo):

"En todo plazo, el día de vencimiento se tendrá por concluido para las gestiones presentadas por medios físicos, en el instante cuando cierre el despacho donde corresponda entregarlas o donde deba practicarse la diligencia, pero serán admisibles y válidas las gestiones presentadas y las actuaciones iniciadas a la hora exacta del cierre. Por su parte, las gestiones recibidas electrónicamente serán admisibles hasta las veinticuatro horas del día en que concluya el plazo respectivo.

La recepción de documentos físicos, según la organización propia de los despachos, podrá tener un horario más amplio al del órgano jurisdiccional.

En todos los casos y salvo evidente error, prevalecerá la hora y fecha que indiquen el reloj del despacho o del sistema informático judicial, según sea el caso."

Comentario: La idea es que las gestiones electrónicas puedan ser presentadas durante las 24 horas del día.

Artículo 24

Propuesta: Que el inciso m) del numeral 24.1 se lea así (ver añadido en rojo):

"m) La firma del actor, o en su caso, la de su apoderado con la personería, y la autenticación del abogado. Cuando la demanda sea presentada electrónicamente, bastará la firma digital del abogado."

Comentario: Al respecto, téngase presente lo ya dicho arriba para los poderes especiales judiciales y la firma puesta a ruego.

Artículo 33

a.- Propuesta: Modificar el numeral 33.1.1 para que diga así:

"33.1.1 Naturaleza y clasificación. Documento es todo medio físico o electrónico, de carácter representativo o declarativo, empleado como soporte para el registro de una prueba o de las actuaciones y resoluciones del proceso.

Los documentos recibidos o conservados por medios electrónicos, y los que los despachos judiciales emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia del documento físico original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por este Código y su normativa asociada.

Los documentos podrán ser públicos o privados."

Comentario: Antes que hacer una enumeración ejemplificante de lo que se consideran documentos (como en el texto actual), pareciera una mejor técnica sentar un concepto general y evitar las restricciones de una lista más o menos rígida. El párrafo segundo, por su parte, tiende a resolver el problema de la admisibilidad y valor probatorio del documento electrónico. De nuevo, por "normativa asociada" se entienden las demás leyes y reglamentos necesarios para la correcta aplicación de estos preceptos.

b.- Propuesta: Eliminar la segunda oración del penúltimo párrafo del numeral 33.2 ("Cuando sea conveniente ..."), por resultar innecesaria.

Artículo 46

Propuesta: Eliminar la frase que dice “Se podrán dictar ...”, por resultar innecesaria a la luz de las modificaciones anteriores.

Disposiciones generales y transitorias

Propuesta: En adición a los preceptos anteriores, es conveniente incluir disposiciones generales y transitorias como las siguientes:

"Artículo ... Reglamentación. La Corte Suprema de Justicia dictará los reglamentos necesarios para la adecuada aplicación del presente Código. En particular, normará los detalles de la gestión informatizada de los procesos, en aspectos tales como los mecanismos de seguridad, autenticación, consultas locales y remotas del expediente, comunicaciones electrónicas, recepción y acuse de recibo de gestiones, etc."

"Transitorio ... En tanto no se dicte el reglamento señalado en el artículo anterior y se pongan en funcionamiento los diversos mecanismos previstos en este Código para la gestión tecnológica de los procesos, los expedientes continuarán siendo formados, manipulados, conservados y eventualmente repuestos conforme al actual Código Procesal Civil.

La Corte Suprema de Justicia efectuará, con antelación suficiente, publicaciones por los principales medios de prensa, informando del momento en que se dé paso al sistema informatizado."