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7 de noviembre de 2018

Software de productividad recomendado

En orden alfabético:
  • Evernote: almacenamiento de notas, documentos, imágenes, etc.
  • LastPass: gestión segura de contraseñas y demás información sensible.
  • StrongVPN: protección contra ciberdelincuentes.
  • YNAB: administración de finanzas personales.

30 de septiembre de 2018

Tiempos de ajuste económico

Este artículo apareció en la sección Página Quince de La Nación de hoy (ver publicación)


Son tiempos de ajuste económico, y no solamente para el gobierno, sino para todos. La realidad exige actuar en forma planificada e inteligente; tomar decisiones que protejan las finanzas personales y familiares.

Con ese espíritu, leí recientemente un libro corto, práctico y claro, titulado "You Need A Budget") ("Usted necesita un presupuesto"), donde el autor, el estadounidense Jesse Mecham, expone una metodología de administración financiera personal desarrollada por él, conocida como YNAB (por las siglas en inglés del título). Seguidamente haré una breve síntesis de este sistema, sin perjuicio de recomendar la lectura del libro completo, que está escrito para el público en general, empleando un lenguaje llano y acudiendo con frecuencia a experiencias de vida del propio autor.

El método YNAB está basado en cuatro reglas básicos, que procuraré exponer de forma adaptada al medio costarricense.

La primera se puede enunciar así: “Asígnele un trabajo a cada colón”. En esencia, este mandato implica preparar un presupuesto en el que todo –e, insisto, todo– su dinero disponible esté asignado a propósitos claros y específicos. Ello requiere efectuar un ejercicio concienzudo de definición de prioridades y distribución de montos.

El primer paso consiste en revisar sus estados de cuenta bancarios y otras reservas para precisar el monto exacto de dinero a su alcance. Luego, debe preparar una lista de gastos, comenzando por sus obligaciones impostergables (pago de servicios públicos, gastos de vivienda y alimentación, amortización de deudas, etc.), asignándoles las sumas que requieran.

Seguidamente, hay que prever el financiamiento de lo que Mecham llama “expensas reales” (que explicaré junto con la segunda regla). Después vendrán las metas a mediano y largo plazo (p.ej., compra de un vehículo, un viaje, etc.) y, finalmente, los gastos correspondientes a lo que podríamos denominar “estilo de vida” (salidas a comer, al cine y así por el estilo).

Este ejercicio se debe efectuar hasta que no quede un solo céntimo que no tenga un destino y, luego, hay que repetirlo cada vez que se reciban nuevos ingresos. De este modo, será posible orientar las decisiones de consumo futuro sobre el conocimiento de la disponibilidad real de recursos y evitar los gastos impulsivos e irresponsables.

Otros compromisos. La segunda regla es “anticipe sus expensas reales”. Este principio parte de tener claro que nuestros gastos –y, por ende, las asignaciones presupuestarias que debemos hacer– van más allá de aquellos que afrontamos quincena a quincena o mes a mes, para incluir también otros compromisos para los cuales debemos ir preparándonos con antelación. Por ejemplo, quienes posean un vehículo, deberán anticipar el ineludible pago de seguros y derechos de circulación a fin de año; los propietarios de inmuebles deben tener en cuenta los respectivos impuestos y servicios municipales, en forma trimestral; y así sucesivamente.

La idea es que, para todas estas erogaciones, se separe un monto regular, de manera que cuando llegue el momento de pagarlas se cuente con la suma completa. Lo mismo aplica para otras circunstancias imprevistas para las cuales se recomienda ir alimentando, hasta donde sea posible, una reserva de contingencia que permita minimizar el impacto de posibles sorpresas futuras.

En tercer lugar, “ajuste el rumbo”. El presupuesto no es un objeto estático e inflexible, debe enmendarse a medida que la cambiante realidad nos lo exija. Hacer modificaciones en el presupuesto no significa que uno se haya equivocado previamente, sino que tenemos la capacidad de adaptarnos a los desafíos que la vida siempre nos trae. Al igual que ocurre con la selección natural biológica, la supervivencia financiera depende de nuestra habilidad de adaptarnos al entorno y rectificar el curso en el momento necesario.

Ingresos adicionales. Finalmente, la cuarta regla es “añeje su dinero”. El método YNAB pregona la necesidad de romper el ciclo de “vivir de quincena en quincena” gastando el dinero a medida que se recibe o, peor aún, disponiendo anticipadamente de sumas que todavía no se han percibido, endeudándose por medio de préstamos o del uso de tarjetas de crédito.

De esta manera, la idea es poner en práctica toda oportunidad que se tenga para generar ingresos adicionales (p.ej., vender cosas innecesarias), así como aprovechar recursos extraordinarios (el aguinaldo, el salario escolar, quizás hasta algún premio de lotería) y reducir gastos para reforzar el presupuesto de modo que, idealmente, hacer los pagos del mes con dineros recibidos al menos un mes antes. De esta manera, en vez de tener un puñado de facturas esperando que llegue el dinero para pagarlas, se tenga un puñado de dinero esperando que lleguen las facturas.

Siguiendo en forma consistente y disciplinada estos cuatro mandamientos, el método YNAB promete ayudar a ordenar las finanzas, generar ahorro y, en última instancia, aliviar el estrés asociado a la inevitable necesidad de afrontar las obligaciones económicas que todos tenemos.

Ponerlos en práctica no será necesariamente fácil, pero ciertamente será menos difícil que afrontar esas necesidades por vías más dolorosas, como ahogarse en préstamos o afrontar elevados pagos de tarjetas. ¡Buena suerte!

30 de diciembre de 2017

El gran poder de la humilde lista

Este artículo apareció en la sección "Página Quince" de La Nación de hoy (ver publicación).

Hace varios años, durante un viaje de trabajo, llegué a la ciudad de Buenos Aires la víspera del inicio de un evento académico, tan solo para descubrir, al vaciar la maleta en el hotel, que había olvidado empacar ropa interior... Y puesto que en esos tiempos las tiendas no abrían los domingos, baste con decir que tuve que recurrir a una “solución creativa” para sortear el problema mientras lograba comprar algo. Ese día me dije que no volvería a pasar nunca más por semejante congoja, para lo cual decidí que iba a preparar y guardar una lista de las cosas que no querría volver a olvidar en otros paseos o viajes futuros.

Así comenzó mi afición por los checklists o “listas de control”. La de preparativos de viaje que comencé aquella vez y que al inicio contenía solo unas cuantas cosas básicas, ha ido creciendo y hoy es prácticamente un tratado de todo lo que podría necesitar o querer hacer antes, durante y después de cualquier tipo de recorrido, dentro o fuera del país. La mantengo en una aplicación digital, así es que cada vez que voy a salir, creo una copia específica para ese viaje y a partir de allí comienzo metódicamente a realizar e ir tachando cada una de las acciones necesarias, para así asegurarme de no olvidar nada y que todo salga bien de principio a fin.

Podrían ustedes estar pensando que todo esto raya en lo obsesivo y hasta cierto punto tendrían razón, porque el incidente de la ropa interior suena como algo menor o cómico y seguramente lo es. Pero imaginen por un momento un escenario muy distinto, en el que lo que quedó olvidado fue, por ejemplo, un medicamento imprescindible y que no sea posible adquirir en el lugar de destino o bien algún documento del cual dependía el negocio que era el objetivo del viaje. En esos casos, la cosa deja de ser graciosa y puede convertirse en muy, muy seria.

Crear una lista de control pareciera, a primera vista, algo que uno no necesitaría hacer con frecuencia. Pero la verdad es que están en todas partes y se utilizan para las tareas más básicas, como preparar un platillo de cocina o ir de compras al supermercado, hasta para las más complejas, como completar una fusión corporativa o lanzar un satélite al espacio. Son una herramienta de eficiencia, productividad y seguridad tan importante que se ha escrito numerosos libros y manuales sobre sus virtudes. Entre ellos y por citar solo uno, destaca “The Checklist Manifesto” (“El efecto checklist”), por el médico estadounidense Atul Gawande (primera edición 2009).

Las listas de control procuran, en esencia, ayudar a evitar los errores que son propios de nuestra humana falibilidad. Nuestros cerebros, por asombrosos que sean, no son capaces de garantizar que, ante un problema determinado, podamos recordar y realizar todas las acciones necesarias para enfrentarlo y resolverlo de la manera más efectiva, porque estamos inevitablemente expuestos a olvidos y omisiones que pueden traer graves consecuencias. La energía mental no es un recurso ilimitado. La necesidad de estar tomando constantes decisiones puede llevar a experimentar lo que se conoce como “fatiga de decisión”, sobre todo al final del día. Las listas de control ayudan a hacer más eficiente el uso de esa energía, ahorrando tiempo en la toma de decisiones repetitivas o bajo condiciones de presión o estrés; por ejemplo, cuando está por vencer un plazo o se presenta alguna emergencia.

Una lista de control es una enumeración completa de los elementos o insumos necesarios para tratar de asegurar un resultado determinado. Cuando esos elementos aparezcan ordenados y deban ser cumplidos secuencialmente, la lista se convierte en un “protocolo” o –como también se les conoce en el mundo organizacional– un “procedimiento operativo estándar”. Piensen en los chequeos que realizan los pilotos de un avión antes de despegar o en los que realizan los equipos médicos antes y después de una cirugía, de los que podrían depender la vida del paciente.

Pero, además, una lista es un repositorio de conocimiento adquirido (“know-how”). En este sentido, mi lista de viajes y paseos ha ido creciendo a medida que sucesivas experiencias me han llevado a irla aumentando y refinando. En las diversas organizaciones, facilitan el aprendizaje de las personas de nuevo ingreso y aseguran que no se pierda el conocimiento de las que se van.

Ya sea en papel y lápiz o bien por medio de las muchas aplicaciones que existen para computadora o dispositivos móviles, la práctica de ir creando y mejorando listas personales sin duda le puede ayudar a aumentar la eficiencia de las diversas tareas del quehacer diario. Recomiendo altamente cultivar este hábito.

Muy feliz y productivo año nuevo 2018.

12 de junio de 2017

La guerra por su atención

Este artículo apareció en la sección Página Quince de La Nación de hoy (ver publicación)

Aunque usted no lo sepa, ahora mismo está en medio de una guerra encarnizada. De hecho, lo está desde hace muchos años y le disparan desde múltiples frentes simultáneamente. Y aunque no presente heridas externas, habrá sufrido muchas internas. Además, es probable que haya perdido muchas de las batallas. Y seguramente le han costado mucho tiempo y dinero.

Pero no es una guerra cualquiera, es la guerra por su atención. Sus contrincantes son los muchos medios que compiten por captar y retener nuestro limitado poder de concentración. Esos medios no toman prisioneros, pero sí ganan grandes sumas cada vez que obtienen lo que quieren.

Una lucha antigua. Como decía, esta no es una guerra nueva, ni siquiera reciente. La iniciaron los medios tradicionales y, por mucho tiempo, el más eficaz de todos ellos fue la televisión. El objetivo entonces era –y sigue siendo– tratar de mantenerlo a usted con los ojos pegados a la pantalla, incitándolo siempre a que “no se pierda nuestro próximo programa”. Porque cuanto más tiempo esté allí mirando la TV, más anuncios publicitarios verá y esa es justamente la idea.

Con la llegada de la sociedad de la información, han ingresado a la guerra numerosos medios nuevos que también andan tras nuestra atención. Llegaron primero a nuestras computadoras, pero actualmente se concentran en nuestros teléfonos celulares. Cada nueva notificación en la pantalla, cada “ping” que suena, cada vibración que siente en su bolsillo, no son más que disparos en esta lucha en procura de que deje lo que sea que estuviera haciendo en ese momento y le ponga atención a alguna otra cosa. No es casualidad que cuando instala una nueva aplicación en su móvil, lo primero que ésta hará es pedirle permiso para enviarle notificaciones o alertas. Lo hará de forma que parezca beneficiosa para usted y por supuesto que en muchos casos lo será realmente (si no, nadie la usaría), pero con ello va camuflada también la intención oculta de tratar de absorber su concentración lo más posible. Y cada día inventan una nueva forma de mantenernos atrapados: cuando terminamos de ver un episodio de alguna serie en Netflix, éste automáticamente le mostrará el capítulo siguiente; cuando acaba un video en Youtube, la aplicación tratará de desplegar otro que quizás le interese también; cuando termine de ver sus actualizaciones de Facebook, éste instantáneamente hará un refrescamiento de pantalla para mostrarle más cosas; y un largo etcétera.

Interrupciones sin fin. De este modo, vivimos en un mundo de continuas interrupciones (a todas horas, sin importar que estemos en el trabajo o en la casa, ni tampoco que sea de día o de noche) provocadas no solo por personas sino por medios que tratan de atraernos con sus cantos de sirena y que prácticamente exigen que les pongamos atención. Concentrarse es casi un arte perdido. A la raíz de todo se encuentra la explotación de una ansiedad subconsciente que los expertos llaman “FOMO” (por las siglas en inglés de “fear of missing out”, es decir, el “miedo a perderse de algo”; o más popularmente, el temor a no estar “sobre la jugada”). La mayoría de nosotros procuramos evitar ser percibidos como alguien que “no está en nada”; es decir, un desinformado, un despistado. Como resultado de ello, cada vez que se genera una notificación, un “ping” o una vibración en nuestras computadoras o celulares, se dispara automáticamente ese mecanismo inconsciente y nos invade la angustia de saber de qué se trata el aviso. Con el agravante de que, cuando cedemos a la tentación, el momentáneo alivio que sentimos hará que la conducta se vea reforzada, hasta la siguiente alerta. Es como si todos fuéramos como el famoso perro de Pavlov, salivando cada vez que vemos ese numerito rojo que indica que tenemos un nuevo correo o un nuevo mensaje de WhatsApp.

Como es lógico, toda esta concentración entrecortada se traduce directamente en una disminución en el rendimiento en el trabajo, así como en una pérdida en la calidad del tiempo de ocio cuando estamos con la familia o los amigos (si no me creen, miren a su alrededor la próxima vez que estén en una actividad social y fíjense en cuántas personas están hipnotizadas por la pantalla de sus teléfonos).

Una solución. Por fortuna, hay formas de combatir esta problemática, pero al igual que ocurre con los alcohólicos o los adictos, el primer paso es admitir que el problema existe y luego tomar acción para reducirlo o eliminarlo. La concentración es similar a un músculo que hay que ejercitar para fortalecerlo. No tengo aquí el espacio suficiente para entrar en detalles, pero básicamente tenemos que comenzar por clarificar a qué debemos o queremos dar prioridad en la asignación de nuestro tiempo y después desactivar o minimizar hasta adonde sea posible todos esos mecanismos que nos roban ese tiempo y nuestra atención innecesariamente.

Es difícil pretender ganarles la guerra, pero por lo menos les daremos una buena pelea.

6 de mayo de 2013

Elogio de la claridad

Este artículo apareció en la sección Página Quince de La Nación de hoy (ver publicación)


Hace unos años, en mi “Elogio de la brevedad” (La Nación, 5/2/09), lamentaba que, a la hora de expresarse de palabra o por escrito, algunas personas abusen del tiempo de las demás, extendiéndose en interminables letanías para decir lo que perfectamente podría comunicarse de modo sintético y directo al punto. En particular, como funcionario judicial, me referí esa vez a ciertos abogados, jueces y tribunales que parecen pensar que “la relevancia de sus escritos o fallos depende de su extensión en páginas.”

Hoy no solo sigo convencido de la justeza de esos conceptos, sino que creo necesario mencionar también el caso de quienes creen que la calidad y la importancia de lo dicen o escriben es directamente proporcional a su complejidad. Me refiero a aquellas personas –conste que no pienso en nadie en especial– que deliberadamente usan el lenguaje más rebuscado posible o tuercen la gramática para construir las oraciones más alambicadas imaginables, quizás para proyectar una imagen de sofisticación o intelectualidad.

“Dime de lo que presumes y te diré de lo que careces”, dice el proverbio. En efecto, la historia demuestra que, por regla general, la claridad y la sencillez al expresarse son los distintivos de una mente superior; no la oscuridad y el engorro. Y digo “por regla general”, porque hay que admitir que a veces las limitaciones del lenguaje impiden transmitir conceptos de mucha dificultad en forma llana y simple. Además, dependiendo del contexto y del público meta, en ciertos casos se impone el uso de un lenguaje técnico y riguroso; por ejemplo, en revistas y tratados científicos. Y también están los casos en que se juega con el lenguaje, bajo licencia artística. Con esa clase de complejidad no tengo problema; mi queja se aplica más bien a cuando alguien parece que se empeña en expresarse de forma incomprensible, de modo innecesario y quizás por puro lucimiento.

Cuando se habla o se escribe para el público en general, la claridad no es optativa, sino obligatoria, si de verdad se desea transmitir una idea con efectividad. Además, es una cortesía mínima hacia todos aquellos que no tenemos la cantidad de neuronas que el autor tiene (o cree tener). La nitidez también es refrescante: ¡qué agradable es leer o escuchar un buen argumento cuando se expresa de manera llana y comprensible! Por eso decía el moralista francés Luc de Clapiers, amigo de Voltaire, que “La claridad es el contrapeso de la profundidad”. Arthur Schopenhauer, por su parte, sostenía que “Se debe emplear palabras ordinarias cuando se quiere decir cosas extraordinarias”. La capacidad de comunicarse con otros de este modo, arrojando luz sobre las ideas y los conceptos, para mi es una cualidad admirable en un escritor u orador. Decir más, con pocas y sencillas palabras, es un verdadero arte.

Tal vez el problema radica en que, paradójicamente, decir las cosas claras no es necesariamente cosa fácil. Con frecuencia, es necesario repensar y reescribir algo, una y otra vez, hasta plasmar en el papel o por medio de la palabra lo que se quiere divulgar. Ese proceso exige, además, que quien se expresa haga un ejercicio de desdoblamiento y trate de ponerse en el lugar del que escucha o lee. Ello es así porque, cuando se estructura una idea, ésta generalmente es fruto de un estado mental y de una carga emotiva que es difícil –o incluso imposible– transferir al papel. Para esto puede ser útil dejar reposar un primer borrador y luego releerlo en otro momento y bajo otro ánimo, para comprobar si las ideas realmente eran tan nítidas como se pensaba al principio. La claridad hay que ejercitarla.

Ojalá nuestro sistema educativo quiera y sepa fomentar las virtudes de la claridad y la brevedad en los estudiantes, desde la niñez. Y ojalá nuestros líderes y gobernantes se propusieran también distinguirse por la llaneza y transparencia de sus palabras. Porque, después de todo, el punto de partida para el diálogo y la comprensión mutua –que son la base de la paz– es hablar claro.

6 de abril de 2011

Mi sistema GTD (actualización)

"He knows changes aren't permanent, but change is."
- Rush, "Tom Sawyer", del álbum "Moving Pictures"


El tiempo pasa, la vida avanza y las herramientas GTD cambian. Aunque no he tenido tiempo aun de reescribirlos completamente, los dos artículos que preparé hace poco más de un año describiendo "Mi sistema GTD" ya no reflejan la forma exacta en que me organizo actualmente (o, mejor dicho, las herramientas que uso). Así es que aunque la primera parte no ha cambiado, decidí poner una nota al final de la segunda para reflejar el actual statu quo.

Comentarios y sugerencias son siempre bienvenidos.

24 de julio de 2010

Excelente resumen de la metodología GTD

La mejor manera de aprender todos los detalles del sistema GTD de organización y productividad personal es por medio de los libros de su creador, David Allen. Sin embargo, si no tiene tiempo de leerlos o desea un rápido refrescamiento de sus ideas generales, este resumen está excelente:

"10 big ideas from GTD", por Josh Kaufman.

31 de enero de 2010

Mi sistema GTD (segunda parte)

En la primera parte de este artículo hice una descripción de las herramientas que utilizo en las etapas de captura y recolección del proceso GTD. Ahora paso a describir las que empleo en la fase siguiente. Al igual que antes, éstas son tanto físicas como digitales.

B. Herramientas de organización

Como sabemos, la fase de organización tiene que ver con la adecuada gestión de determinadas categorías de datos: las “siguientes acciones”, los “proyectos”, el “material de consulta”, las cosas “en espera o pendientes” y las metas de tipo “Quizás o algún día”.

Mis herramientas físicas incluyen: a) en la oficina: un archivador de carpetas colgantes y un mueble de biblioteca para libros y otros materiales de referencia; b) en la casa: otro archivador de carpetas. En los dos archivadores (casa y oficina) mantengo lo que David Allen llama un “tickler file” para cada mes, con la diferencia de que no mantengo carpetas diarias, ya que mi volumen de documentos y otros materiales impresos no es tan grande.

Las herramientas digitales son del tipo PIM (“administración de información personal”, por sus siglas en inglés) y caen dentro de tres subcategorías:
  • Basadas en web: utilizo Google Calendar como agenda diaria y Remember The Milk para las “siguientes acciones” (tareas). RTM me envía mensajes de correo electrónico automáticos para las tareas del día, a manera de recordatorios.
  • Basadas en PC: uso el ya mencionado software Microsoft OneNote 2007, que complemento con ListPro (para la gestión de información estructurada en forma de listas), KeePass Password Safe (para administrar datos sensibles, como contraseñas, números de tarjetas de crédito, etc.; por medio de DropBox mantengo la base de datos de KeePass coordinada entre mis PCs) y el sistema de archivos de Windows (para conservar documentos electrónicos de referencia). En este último mantengo una carpeta especial de archivo histórico de documentos que considero “inactivos”, pero que podrían tener alguna utilidad futura de consulta. Para facilitar la indexación y búsqueda de información, uso Copernic Desktop Search Professional. Finalmente, para las finanzas personales desde hace años empleo Microsoft Money (programa que pareciera estar en vías de extinción, pero para el cual no dispongo aun de un sustituto).
  • Basadas en mi teléfono celular: tengo las versiones móviles de OneNote y ListPro, que se sincronizan con sus equivalentes de PC. No uso las versiones nativas de los programas de agenda y tareas, ya que son muy básicas para mi gusto, así es que instalé la aplicación Agendus for Windows Mobile, que permite una gestión más sofisticada de esos datos. La agenda se sincroniza con Google Calendar vía ActiveSync, mientras que las tareas lo hacen por medio de MilkSync. El paquete Ultrasoft Money me permite ingresar datos financieros que luego irán a Microsoft Money (sin embargo, la versión Windows Mobile de UM me ha parecido bastante más floja que la que estaba acostumbrado a usar bajo Palm OS).
Y bien, con esto concluye la descripción de las herramientas que componen mi sistema GTD. Por supuesto, todas ellas entran en juego en las fases correspondientes de “revisión” y “ejecución”, incluyendo el importantísimo repaso semanal.

¡Comentarios, críticas y sugerencias son bienvenidas!
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Nota posterior: El tiempo pasa, la vida avanza y las herramientas GTD cambian. Aunque no he tenido oportunidad de actualizar estos dos artículos de manera completa, debo advertir que con el tiempo he ido cambiando algunos de los instrumentos mencionados:
  • Ya no uso el teléfono Palm Treo Pro, sino que ahora tengo un iPhone.
  • Mi computador personal primario es actualmente una iPad.
  • A consecuencia de los dos cambios anteriores, otras herramientas necesariamente han debido cambiar también: ahora uso Evernote en vez de OneNote y LastPass en vez de KeePass Password Safe. Ya no uso la versión móvil de Stickies (aunque la de escritorio sigue siendo indispensable), ni Agendus, MilkSync o Ultrasoft Money. En vez de Agendus, trabajo con las aplicaciones nativas de Calendario y Contactos del iPhone/iPad. Para las tareas instalé el app de Remember The Milk.
Todo lo demás que indiqué en ambos artículos sobre GTD sigue vigente. (6/4/2011).

23 de enero de 2010

Mi sistema GTD (primera parte)

Ya he explicado en artículos anteriores (primero éste y después éste otro) que soy seguidor del método “Getting Things Done” (GTD), de David Allen, como sistema de organización y productividad profesional y personal. GTD es una técnica, o –mejor aun– un conjunto de principios y técnicas, que no impone a sus seguidores ninguna plataforma de implementación en particular y, por lo tanto, puede aplicarse fácilmente tanto con herramientas físicas (por ejemplo, una agenda de papel) como electrónicas o mediante una combinación de ambas. Lo que esto implica es que cada quien es libre de elegir cuáles instrumentos quiere usar y, luego, de irlos ajustando o cambiando hasta encontrar la solución que más le satisfaga. De hecho, me atrevo a decir que, para los seguidores de GTD, parte de la diversión consiste, justamente, en afinar continuamente su sistema de organización personal y probar cosas nuevas, siempre en búsqueda de la combinación perfecta.

Dicho lo anterior, quiero ofrecer ahora un más poco de detalles acerca de cuál es mi combinación de herramientas actual, por si fuera de utilidad tanto para alguien que esté comenzando con GTD, como para quien le guste comparar su propio método con los que están siguiendo otras personas (desde luego, sus comentarios, críticas y sugerencias son muy bienvenidos).

Pues bien, a quienes hayan tenido la gentileza de visitar esta página anteriormente de seguro no les sorprenderá saber que mi sistema GTD está basado, fundamentalmente, en herramientas digitales. A grandes rasgos y como introducción, comienzo por explicar que en la oficina trabajo con una PC de escritorio, la cual corre el viejo pero confiable Windows XP. En la casa tengo tanto una computadora portátil (con Windows Vista) como una “netbook” (también con XP), que utilizo básicamente en viajes. En adición a esas máquinas, la otra herramienta básica de mi sistema GTD es mi teléfono/PDA Palm Treo Pro (con Windows Mobile 6.1), el cual dispone de la facilidad de conectarse a la Internet tanto por vía 3G como por wifi donde esté disponible. Así pues, una importante exigencia para mí ha sido la de buscar una forma de compartir y mantener sincronizados los datos que quiero tener a mano, entre esas distintas plataformas.

Por otra parte, todo seguidor de GTD sabe que una buena parte de la información que necesitamos organizar a diario inevitablemente nos llega en forma física, de manera que, por más que uno prefiera hacer las cosas electrónicamente, no se puede dejar de complementar las herramientas digitales con otras más tradicionales. Claro está, siempre que sea posible, procuro digitalizar los documentos de papel para efectos de conservación, minimizando los requerimientos de almacenamiento físico.

Ya entrando en detalles y procurando adaptar esta descripción a los principios y elementos que constituyen el método GTD, enumero seguidamente las herramientas de trabajo en las que me apoyo:

A. Herramientas de captura y recolección:

En GTD es crucial el concepto de las “bandejas de entrada”, que entran en juego en la fase de captura y recolección. Un sistema eficiente debe procurar emplear el menor número de bandejas de entrada que sea posible, pero suficiente (parafraseando a Einstein, hay que tratar de tener las menos bandejas que se requiera, pero no menos que eso...).

A nivel físico, tengo sobre el escritorio de la oficina una bandeja metálica tradicional, mientras que en mi maletín ejecutivo mantengo siempre un bloc de papel y una carpeta plástica para almacenar documentos. Allí mismo dispongo también de unos sobres para cartas, que uso para guardar copias de los “vouchers” de mis tarjetas de crédito, mientras llega el día de organizar las finanzas personales (los domingos).

A nivel digital, mi instrumento de captura básico es el programa Microsoft OneNote, un componente del paquete Office 2007 (pero que se puede obtener separadamente también) y que tengo instalado tanto en las tres PC como en el teléfono. Hace algunos días leí un interesante artículo en la web acerca de cómo implementar un bloc de notas GTD en OneNote y he venido adaptando esos consejos a mis necesidades. Lo más interesante que he hecho hasta ahora ha sido almacenar los archivos de ese bloc de notas en una carpeta DropBox, de manera que tengo acceso a él en las tres computadoras, que se sincronizan automática e instantáneamente entre sí. Por su parte, la copia de OneNote de la Palm se sincroniza con la portátil de la casa y la uso como una manera de capturar cosas cuando no tengo ninguna de las PC a mano.

Desde hace varios años he venido usando el programa gratuito Stickies, que hace las veces de esos “papelitos amarillos adhesivos”. Lo tengo tanto en las PC como en el teléfono (aunque, por alguna razón, no he logrado aun que funcione la sincronización automática desde éste a aquéllas). Ya sé que OneNote ofrece una funcionalidad similar por medio de sus “notas al margen”, pero tengo tantos años de usar Stickies que aun no he logrado dejarlo.

Obviamente, una de las bandejas de entrada más importantes es la que recibe mi correo electrónico. En la oficina usamos Microsoft Outlook, con el cual –lo confieso– nunca me he llevado muy bien que digamos. Para el correo personal uso Gmail, desde el cual también administro todos mis contactos. A Gmail accedo tanto por la web como mediante Mozilla Thunderbird, que tengo instalado en las dos PC personales, con conexión IMAP. En Thunderbird tengo instalada una extensión llamada Zindus, la cual me permite mantener su libreta de direcciones en perfecta sincronía con la de Gmail. Lo mismo sucede con mi teléfono Palm, que se sincroniza con Gmail por medio de ActiveSync.

Para efectos GTD, en todas las aplicaciones de correo he creado carpetas (o etiquetas de Gmail) denominadas “En espera/pendiente”, “Quizás/algún día” y “Archivo de referencia”. Los mensajes son transferidos a ellas tanto manualmente como por medio de filtros automáticos.

Finalmente, mi puente entre lo físico y lo digital es creado por medio de dos escáneres, uno de tipo plano en la oficina y otro de tipo “alimentación de papel” en la casa. Este último está integrado en una impresora multifuncional, que también hace las veces de copiadora y fax.

En mi siguiente artículo describiré las herramientas que utilizo para la fase de organización de GTD.

5 de febrero de 2009

Elogio de la brevedad

Artículo publicado en la sección "Página Quince" de La Nación (ver publicación)

Este artículo será breve, porque es, justamente, un tributo a la brevedad.

En el siglo XVII, Baltasar Gracián comentaba en su Oráculo manual y arte de prudencia: “La brevedad es agradable y lisonjera. Lo bueno, si breve, dos veces bueno. Y aun lo malo, si poco, no tan malo.”

Decir que “el tiempo es oro” es, a no dudarlo, el mantra de la vida moderna. Y, como todo mantra, si se le aplica de modo irreflexivo conduce fácilmente a toda suerte de equívocos. Porque seguro que no hace falta insistir demasiado en que hay ciertas cosas que, cuanto más duren, mejor. Por ejemplo, cuando se disfruta de una buena novela, lo que por lo general uno no quiere es que se acabe. Ciertamente habría sido una lástima que Tolstoy optara por reducir La guerra y la paz a un simple cuento, en vez del tomo imponente que es; o que Cervantes hubiese elegido tan siquiera acortar el espléndido título de El ingenioso hidalgo don Quijote de la Mancha. Y, claro, está también el ejemplo del buen comer: si hay algo que requiere urgentemente nuestra sobreestresada sociedad es aprender a comer más despacio.

¿Entonces, qué quería decir Gracián? ¿En qué nos aconseja ser breves? Pienso que tenía en mente a todas aquellas situaciones en las que se pretende disponer, más o menos arbitrariamente, del tiempo de los demás. El peor caso es, desde luego, aquel en que se usa y abusa del tiempo de alguien que no tiene alternativa; es decir, cuando se tiene un público cautivo. En los diversos actos o ceremonias, nunca falta algún insufrible orador que insiste en tratar de embelesar a los oyentes con una interminable perorata.

Pero dije “más o menos arbitrariamente”, porque también hay situaciones en las que se cuenta con un público voluntario, de cuyo tiempo tampoco se tiene derecho de abusar. ¿En qué mala hora se entronizó la idea de que todo evento público debe incluir un “acto cultural” a la mitad? No tengo nada contra lo artístico y cultural (lejos de ello), pero es que aunque hay ciertas ocasiones que se prestan, hay otras en las que -como dicen popularmente- nada que ver. Cuando una actividad tiene un carácter solemne o ya de por sí se extiende mucho, la inserción forzada del bendito “acto cultural” no solo rompe la formalidad del acto sino que además se convierte en un abuso del tiempo de todos. Y no me deja mentir cualquier artista que haya sentido sobre sí esa mirada colectiva de “suena muy bonito, pero acabá ya”.

En mi trabajo de funcionario judicial, es frecuente encontrar abogados, jueces y tribunales que piensan que la relevancia de sus escritos o fallos depende de su extensión en páginas. Con más de una década de experiencia en estas lides, puedo asegurar confiadamente que -con contadas y honrosas excepciones- lo más usual es que, aparte de unos pocos pliegos al inicio y al final, lo demás es simple relleno. En la Sala Constitucional, por ejemplo, algunos de los mejores recursos de amparo o de habeas corpus no los redactan encumbrados profesionales, sino gente sencilla que, incluso de su propio puño y letra, plasma en pocas pero claras líneas cuál es su problema.

Sea oportuno concluir entonces, para ser congruente con el tema, con estas palabras de Marco Tulio Cicerón: “Cuando pretendas instruir, se breve. Que las mentes asimilen rápidamente tus palabras, comprendan su enseñanza y la retengan fielmente. Pues cada palabra innecesaria tan solo desborda las orillas de una mente colmada.”

16 de agosto de 2008

La ciencia detrás de GTD

Ya he tenido oportunidad de describir anteriormente el método "Getting Things Done", de David Allen. GTD es una metodología de organización personal, que persigue obtener el máximo de productividad y eficiencia con el mínimo de estrés. Desde la aparición del libro de ese mismo nombre, GTD ha adquirido una enorme popularidad y hay -digo, habemos- cada vez más seguidores fieles.

Pues bien, dos investigadores de la Vrije Universiteit Brussel (Universidad Libre de Bruselas), Francis Heylighen y Clément Vidal, han publicado recientemente un documento que ofrece respaldo científico a los postulados básicos del método GTD. El artículo, titulado "Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity", se puede descargar desde el sitio web de David Allen (es un archivo PDF de 392 KB).

19 de noviembre de 2006

Cómo hacerlo todo

Artículo adaptado de la sección "Página Quince" del diario La Nación (ver publicación original).

Acabo de leer un libro enormemente útil y quisiera recomendarlo de modo entusiasta. Se trata de Getting Things Done, del gurú estadounidense de productividad personal David Allen (lamento confesar que no sé si estará disponible en español) [1, 2].

El asunto va más o menos así. En la vida tenemos infinidad de cosas que hacer. Cosas que pueden ser grandes o pequeñas, importantes o insignificantes, urgentes o no. Cosas que van desde "preparar el plan operativo anual para el próximo período fiscal" hasta "pasar a comprar leche para el desayuno". Y cada día hay más que hacer, ver o aprender. Este alud de compromisos y obligaciones es, naturalmente, fuente de estrés (y migraña).

Si bien cada uno tiene sus técnicas y mañas para gestionar la información relativa a las cosas que debe, debería o simplemente quiere hacer (podría ser una agenda, un cuaderno o solo unas líneas escritas al reverso de un sobre viejo), una gran cantidad de datos tienden a ser almacenados únicamente en la cabeza. Y eso es un problema.

Nuestra memoria puede verse dividida en dos áreas: la memoria de largo plazo es similar al disco duro de una computadora; conserva los recuerdos y las cosas aprendidas de toda la vida, ideas y pensamientos que no requerimos manejar a nivel consciente con frecuencia. Por el contrario, la memoria de corto plazo es como la memoria principal de la PC; ahí están aquellas ideas y pensamientos que necesitamos tener a mano para todo lo que estamos haciendo o que debemos hacer más o menos pronto. Y allí es donde van a parar todas esas "notas mentales" sobre nuestros planes y compromisos, ya fuere "escribir un libro sobre la dialéctica hegeliana" o simplemente "recordar felicitar a tía Marta en su cumpleaños".

Organización personal. El problema es que la memoria de corto plazo es limitada y volátil, lo que propicia que algunas cosas sean fácilmente olvidadas. Además, no distingue muy bien el presente del futuro, ni lo que es apremiante de lo que no lo es. De ese modo, vivimos presionados por la sensación de que todo lo que tenemos que hacer es igual de relevante y, además, que todo hay que hacerlo ahora mismo. Resultado: estrés y la abrumadora sensación de que tenemos demasiado que hacer, muy poco tiempo para hacerlo y que no sabemos por dónde comenzar.

La alternativa que propone Allen consiste, en resumen, en sacarlo todo (e insiste mucho en todo) de la cabeza y plasmarlo en un sistema de organización personal, estructurado, confiable y mantenido disciplinadamente. Aunque eso suene bastante obvio, el problema es que la mayoría de las personas no tiene idea de cómo lograrlo de modo eficaz, así es que el libro dedica varios capítulos a describir técnicas prácticas para su implementación. Estas giran en torno a cinco pasos básicos: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Para cada tarea o proyecto, es crítico establecer siempre la "siguiente acción" requerida.

En última instancia, todo se reduce a crear y mantener listas y carpetas, que pueden ser físicas, electrónicas o una combinación de ambas. La ciencia radica en determinar cuáles se requieren y, luego, administrarlas con regularidad.

Del mismo modo que un vehículo logra alcanzar la llamada "velocidad de crucero", en la que se desplaza con máxima eficiencia y mínimo esfuerzo, Allen sostiene que, una vez puesto en práctica nuestro sistema de organización personal, es posible alcanzar una dinámica altamente productiva con un mínimo de estrés, laboral y personal.

Recomiendo leer el libro e ir aplicando las técnicas recomendadas. Y, una vez terminado, aconsejo leerlo otra vez para una mejor asimilación. Tan solo el alivio que produce sentir que uno está organizado y en control vale la pena.

Notas

  1. Si lo desea, puede consultar otros libros del mismo autor en Amazon.com.
  2. Actualización: la señora Marian Bateman, directora de servicios al cliente de The David Allen Company, me ha informado que el libro sí está disponible en español, con el título "Organízate con eficacia; máxima productividad personal sin estrés", distribuído por Ediciones Urano, S.A., de Barcelona. En el sitio web de la empresa hay más información sobre ésta y otras traducciones del libro. (30/11/2006)